Ehkä sinun on kirjoitettava tapahtumaraportti tapahtuman onnistumisen arvioimiseksi vertaamalla tuloksia sen tavoitteisiin. Tapahtuman järjestävä yritys tai yksityishenkilö vaatii tämän raportin selvittääkseen, onko tarpeen tehdä muutoksia. On olemassa useita tapoja varmistaa onnistunut tapahtumaraportti hyvin kirjoitettuna. Tarvitset sitä, jos isännöit toista tapahtumaa!
Vaihe
Osa 1/3: Tapahtumaraporttien laatiminen
Vaihe 1. Määritä kunkin yleisön esitystyyli ja muoto
Tapahtumaraportit voidaan nitoa, nitoa PDF -tiedostoina, PowerPoint -esityksinä ja niin edelleen.
- Varmista, että tapahtumaraportti on järjestetty selkeisiin osiin. Sinun on määritettävä, miten tapahtuman tuloksia verrataan sen tavoitteisiin. Tee yhteenveto tapahtumien tärkeimmistä tuloksista.
- Mukauta tapahtumaraportit kunkin sponsorin ja yleisön tarpeiden ja etujen mukaan. Harkitse sponsorien tavoitteita. Sponsorit ovat jossain määrin tapahtumaraporttien keskeinen yleisö. He haluavat arvioida sponsoroidun tapahtuman kelpoisuuden. Varmista siis, että tiedät, mitä he haluavat ja mikä kiinnostaa heitä eniten.
- Muokkaa tapahtumaraportteja vastaamaan myös erityistarpeisiin, jotka koskevat ainutlaatuisia tapahtumia ja sponsoreita. Älä kirjoita raporttia ikään kuin se olisi suunnattu tietylle yleisölle. Ylimmät johtajat ja talousjohtajat ovat myös toinen yleisö tapahtumaraportissasi.
Vaihe 2. Luo prosessi tarvittavien tietojen seuraamiseksi koko tapahtuman ajan
Muistiin ei voi luottaa.
- Seuraa tärkeitä tietoja ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen, jotta voit luoda tarkempia ja ennen kaikkea tehokkaampia raportteja. Tämän menetelmän avulla voit myös koota raportteja aikajanan mukaisesti.
- Harkitse jatkuvan tiedonkeruun suorittamista tarvittaessa useiden ihmisten (mukaan lukien harjoittelijat) avulla. Pohjimmiltaan raportoinnin ei pitäisi odottaa tapahtuman päättymistä.
Vaihe 3. Tee yhteenveto raportista pääkohdiksi
Yksi tapahtumaraporttien ongelmista on se, että niillä on taipumus kattaa vain vähän esityslistaa tai keskittyä makeisiin lausumiin. Älä tee sitä. On hyvä korostaa ydinkohdat selvästi ja analyyttisesti.
- Valitse tapahtuman tärkeät osat, joista keskustellaan tarkemmin. Etsi kolme onnistuneimmin tapahtunutta asiaa ja kolme eniten yllättynyttä kohtaa.
- Älä täytä raporttia epäolennaisilla yksityiskohdilla, kuten lounasvalikolla tai yksityiskohtaisella yhteenvedolla koko pääesityksestä. Sinun on sisällytettävä tärkeät asiat.
Osa 2/3: Oikean sisällön lisääminen raporttiin
Vaihe 1. Kirjoita yhteenveto
Tapahtumaraportin on sisällettävä yleiskatsaus, joka on lyhennetty versio koko raportista. Ajattele tiivistelmää tapahtuman raportin johdantona.
- Voit luoda kaksi raporttia, yhden tiivistelmän tapahtuman tuloksista kiinnostuneille ihmisille ja yksityiskohtaisemman raportin tapahtuman valmisteluun, toteuttamiseen ja sponsorointiin osallistuville ihmisille.
- Tiivistelmässä sinun on keskusteltava keskeisistä kohteista ja tuloksista ja keskityttävä niihin. Tiivistelmän tulee olla lyhyt, vain sivu tai kaksi. Raportin tulisi tiivistää tapahtuman keskeiset osat ja sisältää lyhyt tulkinta tiedoista
Vaihe 2. Sisällytä syvät visuaaliset apuvälineet raportteihisi
Usein raportit ovat tehokkaampia, jos ne sisältävät kaavioita, jotka havainnollistavat tilastollisia suuntauksia, eivätkä yksinkertaisesti raportoi lukumäärästä lukijalle.
- Jos tapahtuma sisältää uuden tuotteen, suosittelemme, että lisäät valokuvan kyseisestä tuotteesta. Valokuvat, jotka osoittavat tapahtuman ajanhetken, voivat auttaa raportin lukijaa saamaan käsityksen tapahtumasta. Yritä ottaa valokuvia, jotka osoittavat sponsorin osallistumisen tapahtumaan ja joka dokumentoidaan raporttiin. Jälleen tämä tehtävä ei voi odottaa tapahtuman päättymistä.
- Voit myös sisällyttää näytteitä, jäljennöksiä ja muita esimerkkejä, joita esiintyy paikan päällä. Ilmoita sponsoroitujen kuponkien saaneiden ihmisten määrä jne. Dokumentoi tapahtuman tuottama paikallinen ja ulkopuolinen altistuminen tiedotusvälineissä yleisölle, sponsoreille.
Vaihe 3. Dokumentoi kaikki mainonta ja tiedotusvälineet
Suosittelemme, että arvioit tuloksena olevan median vertailua tapahtuman ilmoitettuihin tavoitteisiin.
- Keskity painettuihin mainoksiin ja artikkeleihin, jotka sisältävät sponsorin nimen ja mainoksen päivittäisten sanomalehtien jakelujen ja mainosarvioiden lisäksi.
- Dokumentoi televisiomainoksia, julkisia ilmoituksia, korkokorttien ja luokituskorttien arvoja sekä uutisointia.
- Älä unohda radiodokumentaatiota, hinnoittelukorttimainoksia, mainos- ja tarjouskampanjoita, tarkastettuja raportteja ja niin edelleen.
Vaihe 4. Liitä mukaan selvitys tapahtuman tarkoituksesta
Sinun on yhdistettävä tapahtuman tavoitteet tulokseen, joten muista liittää muistutus tapahtuman alkuperäisestä tehtävästä ja tavoitteista.
- Voit sisällyttää ohjelmaluettelon tapahtumista. Sinun tulisi myös keskustella siitä, ketkä ovat tärkeimmät osallistujat tapahtuman aikana. Pidä se kuitenkin lyhyenä.
- Varmista, että käytät paljon aikaa ilmoittautumiseen ja keskusteluun tapahtuman erityisistä tärkeistä tuloksista ja niiden yhdistämisestä rekisteröityjen tulosten kanssa. Ole realistinen äläkä makeuta asioita, jotka eivät toimi niin kuin niiden pitäisi.
Vaihe 5. Sisällytä taloudelliset tiedot tapahtumaraporttiin
Sinun tulee kertoa yksityiskohtaisesti tapahtuman juoksevasta budjetista ja todellisista kuluista. Muista vertailla budjettiasi todellisiin kuluihin ja korostaa joitain asioita, jotka menivät hyvin ja joita on parannettava
- Sinun on myös eriteltävä kaikki kulut, mukaan lukien markkinointi- ja myynninedistämistoimien kustannukset, henkilöstökulut ja sponsorointikustannukset. Suosittelemme, että luot yksityiskohtaisen budjetin. Talouspäälliköt ja ylemmät johtajat haluavat nähdä todisteita menoja koskevien johtopäätösten tueksi.
- Sisällytä tulolaskelmat esimerkiksi lipuista, sponsoreista ja näyttelyistä. Muista kuitenkin verrata todellisia tuloja ennusteisiin.
Vaihe 6. Sisällytä lukijaan liittyvät tilastot
Älä anna raporttisi olla täynnä makeita tietoja. Tapahtumaan osallistuneiden ihmisten lukumäärä on yksi tiedoista, jotka sinun on sisällytettävä. Suosittelemme, että annat mitattavia tietoja raporteissa.
- Tilastot ja muut asiaan liittyvät tiedot, jotka voidaan sisällyttää, kuten myynti- ja kävijämäärä tietyssä osastossa. Tapahtumaraportti on uskottavampi, jos annetut tiedot ovat täydellisiä. Sisällytä tietoja osallistujista/vierailijoista. Sisällytä väestötiedot, kävijämäärät ja kävijätutkimustulokset (esim. Ostotottumukset).
- Ilmoita niiden ihmisten määrä, jotka vastasivat sponsoroituihin kampanjoihin, sekä lahjoitukset voittoa tavoittelemattomille järjestöille. Dokumentoi taloudelliset vaikutukset ja työntekijöiden osallistuminen.
Vaihe 7. Sisällytä laadulliset elementit, jotka yhdistävät tiedot asiayhteyteen
Raporttisi tulisi sisältää tilastoja, mutta tarvitset myös ihmisten lainauksia, jotta voit antaa kontekstiin liittyvää palautetta.
- Kerää palautetta osallistujilta ja tapahtumatiimin jäseniltä, jotta tapahtuman onnistumisen arviointi ei tule vain tapahtumaraporttien kirjoittajilta. Tämä tekee raportistasi uskottavamman.
- Harkitse myös kolmannen osapuolen tutkimuksen sisällyttämistä. Median näkyvyyden arvostaminen on yksi esimerkki siitä, mitä kolmannet osapuolet voivat tutkia.
- Tila -arvo ja tapahtuman valmistelu. Sinun tulisi käyttää aikaa sivuston ja valmistelun tehokkuuden arvioimiseen toisen henkilön näkökulmasta. Keskustelkaa siitä, miten tilaa käytetään konferensseihin, tapahtumiin jne.
Osa 3/3: Tapahtumaraportin täyttäminen
Vaihe 1. Tee tapahtumaraportti ajoissa
Yritä kirjoittaa ja julkaista raportti mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen. Muista ajoittaa tämä kalenteriisi varmistaaksesi, että se on ajoissa. Jotkut ihmiset suosittelevat raportin julkaisemista 30 päivää tapahtuman jälkeen, mutta toiset väittävät, että raportti tulisi julkaista vain muutama päivä tapahtuman jälkeen.
- Aina kun määräaika on, varmista, ettet missaa sitä. Ehkä kirjoitat tapahtumaraporttia virastolle, jota tietty asiakas pyytää. Kiinnitä huomiota kaikkiin pyyntöihin.
- Yleisösi odottaa pohjimmiltaan perusteellista ja oikea -aikaista raporttia. Luo siis raportteja, jotka täyttävät odotuksesi ja älä odota liian kauan, jotta ne vanhenevat.
Vaihe 2. Tarkista tapahtumaraporttisi
Varmista, että tapahtumaraportissa käytetään hyvää kielioppia ja ettei siinä ole kirjoitusvirheitä, välimerkkejä tai muita virheitä.
- Varmista, että vastauksesi eivät ole pinnallisia. Yleensä sinun tulee käyttää”näytä, älä kerro” -kirjoitustekniikkaa. Tämä tarkoittaa, että sinun on annettava joitakin esimerkkejä raportin yleisten näkökohtien tueksi.
- Älä unohda yleisöäsi ja varmista, että raportin kirjoittaminen näyttää muodolliselta ja ammattimaiselta. Tapahtumaraportit eivät ole epävirallisia asiakirjoja; Tämä asiakirja on tärkeä määritettäessä tapahtuman hankkimisen toteutettavuutta, joten sen on kuuluttava arvovaltaiselta.
Vinkkejä
- Ota enemmän kuvia kuin tarvitset. Mitä enemmän valintoja, sitä parempi.
- Kun keräät lainauksia johtajilta ja suunnittelijoilta, älä mene suoraan heidän luokseen. He ovat ihmisiä, jotka ovat edelleen olemassa kauan tapahtuman päättymisen jälkeen. On parasta ensin kysyä väkijoukon ihmisiltä kysymyksesi, koska he poistuvat ensimmäisenä. Älä myöskään häiritse puhujaa tai tapahtuman johtajaa, jos hän on kiireinen. Heidät voidaan kuulustella myöhemmin.
- Kun keräät lainauksia, pidä keskustelu normaalina ja kysy kysymyksiä luonnollisesti, kunnes toinen henkilö on valmis sanomaan mielipiteensä.
- Kerää enemmän lainauksia kuin tarvitset. Mitä enemmän sen parempi.
- Hyvä kuva voi näyttää, miten tapahtuma meni tai miten ihmiset reagoivat tapahtumaan.
- Yritä ottaa valokuvia, jotka näyttävät tapahtuman kokonaiskuvan, mukaan lukien yleisön ja kaiuttimien kuvat yhdessä kuvassa, jotta lukijat voivat nähdä tapahtuman laajuuden.
