Tapahtumien hallinta (kuvilla)

2024 Kirjoittaja: Jason Gerald | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-16 11:09

Tapahtumien hallinta on hieno kokemus, olipa kyseessä yksityinen juhla, yritystapahtuma, perheelle ja ystäville tai häät ja muut muodolliset tapahtumat. Tämä työ on erittäin vaikea tehdä, mutta myös erittäin tyydyttävä. Voit todella vaikuttaa asiaan liittyviin ihmisiin, jotka arvostavat vieraanvaraisuuttasi ja pyrkimystäsi järjestää syntymäpäiväjuhlat, vuosipäivät, häät tai muut juhlat. Seuraavat vaiheet opettavat sinulle, kuinka olla hyvä tapahtumapäällikkö, antaa vianmääritysehdotuksia ja välttää kaikki ongelmat huolellisella suunnittelulla.

Vaihe

Osa 1/5: Perusteiden hallitseminen

Vaihe 1. Määritä tavoitteet ja tavoitteet, jotka haluat saavuttaa

Kaikki tämä tuntuu liian loogiselta, mutta sinun on kirjoitettava se ylös, jotta voit selvittää, minkä kokoinen paikka toimii parhaiten, oikea budjetti, tapahtuman tarkoitus, vieraiden määrä (tai tyyppi) ja mitä strategioita on noudatettava erityinen tapahtumasi. Mikä on ihanteellinen lopputulos? Mitä haluat saavuttaa?

• Kun olet päättänyt, minkä tapahtuman aiot järjestää (juhla, varainhankinta, koulutus, myynti, ehdotus jne.), Mieti miksi teet sen. Motivaation tunteminen voi auttaa sinua pysymään keskittyneenä ja energisenä.
• Joidenkin tavoitteiden asettaminen voi myös auttaa sinua saavuttamaan oikean tavoitteen. Et voi jatkaa yrittämistä lyödä määrittämätöntä maalia! Kun sinulla on vain 40 000 000 IDR ja haluat saavuttaa 50 000 000 IDR, kohdista tämä summa ja sinua autetaan saavuttamaan maaliviiva.

Vaihe 2. Valitse päivämäärä ja kellonaika

Nämä kaksi ovat tärkeimmät tekijät tapahtumasuunnittelussa. Älä valitse päivämäärää ja aikaa, jolloin monet ihmiset eivät pääse osallistumaan, tai kaikki tapahtumasuunnittelupyrkimyksesi ovat turhia. Vältä myös näiden kahden elementin asettamista liian kauas nykyisyydestä - tai jopa liian lähelle - tai vieraasi unohtavat tapahtumasi ja tekevät muita suunnitelmia. Älä osu Goldilocks -oireyhtymään tapahtumien hallinnan aikana!

Ihannetapauksessa ilmoita vieraille kaksi viikkoa etukäteen. Tällä tavalla heillä on aikaa suunnitella ja voit muistuttaa heitä vielä kerran tai kaksi ennen kuin aika tulee. Lähetä tapahtumakutsut muutama viikko etukäteen, jos mahdollista

Vaihe 3. Valitse paikka

Kun olet määrittänyt tapahtuman tyypin ja ajan, mieti paikkaa. Lähesty mahdollisia paikkoja valmistelemalla päivämäärät ja mitä tarvitset. Millaista rakennusta haluat käyttää ja miten tila järjestetään? Istuvatko vieraat riveillä, tavallisilla penkeillä, ruokapöydällä tai ulkona olevilla piknikmatoilla? Onko sääolosuhteilla vaikutusta? Onko tilaa tanssille, puhujan korokkeelle tai lavalle? Jos näin on, tee suunnitelma varmistaaksesi, että haluamasi paikka on riittävän suuri.

• Käy aina mahdollisissa paikoissa etukäteen ja piirrä kartta. Tätä karttaa voidaan käyttää "sotasuunnitelmana", ja sen avulla voit hahmotella ja jakaa pöytätilaa, ruokareittejä, liikuntarajoitteisia (tarvittaessa) ja rakentaa poistumisreittejä sekä kuinka lataat tarvittavat laitteet. Merkitse myös sähköntuottajien, ulkoisten laitteiden, kuten jääkaapit, jääkoneet, grillit tai uunit, sijainti. Tutki myös pistorasioiden ja kaapeleiden sijaintia (voit peittää ne maton alle) ja kaikkea muuta, joka voi aiheuttaa turvallisuusriskin.
• Tarvitsetko laillisesti paikallishallinnon luvan? Useimmissa tapauksissa tämä lupa vaaditaan baarien avaamiseen, mutta joskus myös meluun, ajoneuvojen sisäänkäyntiin ja pysäköintiin, suuriin rakenteisiin, kuten paviljoneihin, väkijoukkoihin ja muihin tarkoituksiin.

Vaihe 4. Määritä kutsuvien ihmisten määrä

Kuinka monta ihmistä voit kutsua budjetin ja paikan perusteella? Jotkut tapahtumat rajoittuvat tiukasti siihen, että vain kutsutut voivat osallistua, mikä helpottaa suunnittelua, mutta monet muut voivat sallia lisää ihmisiä, kuten lapsia, puolisoita tai ystäviä. Tiedä myös, että mitä enemmän vieraita sinulla on, sitä enemmän tarvitset miehistön jäseniä.

• Logististen ongelmien välttämiseksi varmista, että kutsuttavassa on aina riittävästi tilaa ihmisille.
• Vanhemmissa tiloissa he yleensä kutsuvat vieraiden lukumäärää "pax", joten jos näet sanat "150 Pax" monikäyttöisessä rakennuksessa, kapasiteetti on 150 vierasta.

Vaihe 5. Määritä budjetti

Ihannetapauksessa sinulla on useita ihmisiä, joihin voit luottaa laskeaksesi kuinka paljon rahaa tarvitset tähän tapahtumaan. Maksatko henkilöstölle? Vuokraatko laitteita ja tapaamispaikkoja? Ruoan ja juoman tarjoaminen? Tulosta esitteitä tai postikortteja? Määritä kohtuullinen määrä ja muokkaa suunnitelmaa tämän määrän perusteella. Älä anna sinun ylittää budjettiasi, jos sinun ei tarvitse.

Saatat olla tilanteessa, jossa on mahdollista saada sponsoreita tai lahjoituksia, mutta useimmat meistä eivät yleensä ole niin onnekkaita. Jos et voi ennustaa tulevaa ylimääräistä rahaa, säästä niin paljon kuin voit. Ateriapalvelujen palkkaamisen sijasta muodosta pot-on -tapahtuma (vieraat tuovat omat ruokansa). Voit silti valmistaa ruokaa, mutta yleensä sinun tarvitsee vain hankkia ruokapöytä, ruoanlaittovälineet ja jääkaappi. Valokuvaajan palkkaamisen sijaan kuvaa oma tapahtumasi. Ole luova tarvittaessa

Vaihe 6. Kokoa tiimi

Perusta palvelutiimi (vaikka tähän tiimiin kuuluu ystäviä ja sukulaisia tai muita vapaaehtoisia) käsittelemään eri osioita, vaikka et järjestäisikään ammattimaisesti ja järjestäisit vain pieniä perhetapahtumia. Hyvän laajamittaisen tapahtumahallinnan ydin on saada ihmiset johtamaan tiettyjä alueita ja varmistamaan, että kaikki tiimin jäsenet tuntevat suuren suunnitelman.

Tiimillesi tulee tiedottaa tärkeistä asioista mahdollisimman varhain, aivan kuten muillekin joukkueille, joista maksat, ja kutsuillesi vieraille. Ilmoita jokaiselle miehistön jäsenelle tehtävästä mahdollisimman pian ja anna heille vaihtoehtoja aina kun mahdollista. Yritä myös saada muutama henkilö valmiustilaan - koska pieniä ongelmia esiintyy aina tapahtuman kaikilla osa -alueilla

Vaihe 7. Luo tapahtuman esityslista

Päätä, mitä tapahtumassasi tapahtuu. Milloin kaiuttimet alkavat puhua? Onko suunniteltavia pelejä, aktiviteetteja tai esityksiä? Kuinka kauan vieraiden syöminen kestää? Määritä yksityiskohtainen aikataulu koko päivän toiminnoille.

Jätä aina tilaa virheille; maailmassa ei tule olemaan yhtäkään tapahtumaa, joka voisi mennä täsmälleen suunnitellusti. Ihmiset saapuvat myöhään, puheet jatkuvat pidempään, ruokajonot eivät suju, tai miljoona muuta ongelmaa saattaa tulla vastaan. Joten vaikka sinun on tiedettävä, mitä tapahtuu, ymmärrä, että se on vain auttaa organisaatiota ja mikään ei ole varmaa

Osa 2/5: Juoksutapahtumat

Vaihe 1. Lähetä kutsu

Jos ei, miten muuten ihmiset tietävät, että isännöit tapahtumaa? Lähetä kutsu! Älä jätä tätä huomiotta. Kutsut ovat tapahtumasi tärkeimmät kasvot. Ensivaikutelma siitä, mitä ihmiset voivat odottaa, ja saada heidät päättämään, pitäisikö heidän tulla. Tämän kutsun on oltava hyvä.

• Harkitse tyypillisiä kutsuja - postikortteja, esitteitä jne. Älä myöskään käytä paperia: lähetä sähköpostiviestejä, uutiskirjeitä tai käytä Facebookin, Twitterin ja Eventbriten kaltaisia sivustoja kutsujen, vieraiden lukumäärien ja kalentereiden lähettämiseen.

  Korjaus: jos haluat tuoda mahdollisimman paljon ihmisiä, käytä Facebookia ja Twitteriä. Jos yrität rajoittaa sen vain VIP -vieraisiin, vältä näitä kahta palvelua, tai joudut vaikeuksiin

Vaihe 2. Ota huomioon ne, jotka ovat vahvistaneet läsnäolonsa

Sinun on laskettava eteenpäin selvittääksesi, kuinka paljon ja mitä tarvitset, joten tee muistiinpanoja! Se ei ehkä näy numeroita, mutta saat silti yleiskuvan. Tapahtumien hallintaan suunnitellut sivustot voivat auttaa tässä - vaikka voit käyttää myös Facebook- ja Excel -laskentataulukoita.

Vaihe 3. Hoida vuokrattavat kohteet

Tarvitsetko löytää, vuokrata, varata tai siirtää tehtäviä valokuvaajille, rakentajille, suunnittelijoille ja sisustajille, vieraileville puhujille, sponsoreille, viihdyttäjille tai bändeille, uskonnollisille johtajille tai virkamiehille, tanssijoille tai esittelytapahtumille? Ota kaikki nämä näkökohdat huomioon istuessa ja ruokailussa, jotta voit valmistaa heille aterioita ja pöytiä tarvittaessa.

• Aiotko valmistaa ruokia ja juomia? Jos on, mitkä tiimin jäsenet valvovat ruoanlaittoa, tarjoilua ja hygieniaa? Millaista ruokaa sinun pitäisi tarjota? Voiko vierailla olla allergioita, kasvisruokaa, diabetesta, uskonnollisia tarpeita, kuten halal tai kosher, gluteeniton jne.? Tuleeko vauvoja, pieniä lapsia tai vanhuksia/loukkaantuneita, jotka eivät voi syödä kiinteää ruokaa?

• Onko viihteestä ja logistiikasta huolehdittu? Tässä osiossa voidaan puhua musiikkilaitteista, paviljoneista tai telttoista sekä tarvitsemistasi koriste -efekteistä lavanhallinnasta, kuten mikrofoneista ja vahvistimista, valaistuksesta, sähkölinjoista, diaesitysten projektoreista ja näytöistä, savukoneista tai muista maagisista lavaefekteistä., kuten peilit, yrityksen bannerit ja kyltit jne.

  Jos vuokraat alihankkijan viihteen järjestämiseen, kysy neuvoa ja varmista, että he voivat toimittaa ja valmistaa laitteet itse palvelun sijainnin, vaiheen ja aikataulun lisäksi. Tällä tavalla voit tietää, mitä tehdä heidän auttamiseksi

• Ateriapalvelujen tarjoajat, kukkakaupat, viihde ja muut tärkeät ihmiset tarvitsevat paljon aikaa valmistautuakseen. Äkilliset pyynnöt maksavat yleensä enemmän. Lisäksi jos he eivät voi pitää sanaansa, sinulla on vielä aikaa etsiä vaihtoehtoja.

Vaihe 4. Etsi isäntä (MC)

MC: n ei tarvitse aina järjestää koko tapahtumaa, mutta hän ohjaa sitä. MC on yleensä puolueen jäsen, joka säveltää puheen, ilmoittaa sarjan tapahtumia, kuten aterian, tanssin, tärkeät vieraat tai viihteen. Kommunikoi tämän henkilön kanssa usein ja pidä hänet ajan tasalla.

Joskus sinun on ehkä oltava MC. Jos näin on, tehtäväsi on paljon vaikeampi, koska sinun on työskenneltävä, kunnes koko tapahtuma on valmis. Määritä ryhmäjohtajat palvelutiimillesi, jotta useimmat normaalit tehtävät voidaan siirtää heille

Vaihe 5. Kerää laitteet

Kun palkkaat tiimin, tarkista ja varmista, että heillä on tarvittavat tavarat mukanaan. Joissakin tapauksissa he voivat valmistaa vain itse tai tiettyjä esineitä; Sinun on ehkä hankittava tarvittavat laitteet erikseen. Voit vuokrata, ostaa tai jopa lainata näitä työkaluja sosiaalisista verkostoistasi. Tarkista tarvikkeiden luettelo lautasliinoista kaiutinjärjestelmään ja liitäntäkaapeleihin.

Sisustaminen on tärkeä osa jokaista tapahtumaa. Pöytäliinat, kukat, lahjat, kynttilät, ilmapallot, bannerit tai valokuvatausta, punaiset matot jne. kannattaa aina suunnitella etukäteen

Vaihe 6. Täytä perustarpeet

Yksi asia, jonka monet aloittelijat unohtavat, on tapahtumapaikan tilat. Onko paikassa riittävästi mukavuuksia? Esimerkkejä ovat wc: t ja suihkut, pysäköintialueet, helppo pääsy vammaisille, pukuhuoneet, varastotilat ja keittiöt, vesiviemärit, viinikaapit, pääsy sähköön jne. Näin voit ennakoida mahdolliset esteet.

Ajattele myös tapahtuman ulkopuolella: tarvitsetko kuljetusta ja majoitusta ulkopuolisille/ulkomaisille vieraille tai hotellien edustajille? Onko sinun varattava paikka heidän kuljetuksilleen tapahtumaan ja sieltä?

Vaihe 7. Tiedä kenet tapaat

Tapahtuman sosiaalisen hierarkian ymmärtäminen - vaikka se ei olisikaan sinun tapahtumasi - on välttämätöntä tietäessäsi, miten käsitellä kaikkia tilanteita. Koska asiakkaiden on uskottava sinuun, ota selvää seuraavista asioista:

• Keitä ovat tärkeimmät vieraat - tämä on yleensä helppo havaita, kun tapahtuma on juhla -, esimerkiksi morsian ja sulhanen häissä. Asiakas ei kuitenkaan ole aina keskeinen vieras, vaikka hänet voidaan silti luokitella yhdeksi ryhmän osapuolista. Tai asiakas ei ehkä edes osallistu ollenkaan.
• Ketkä ovat vieraita, jotka ovat isäntävieraiden tyyppejä - nämä ovat ihmisiä, jotka toimivat usein isäntinä heidän pöydissään ja ovat yleensä hyviä seurustelemaan ja motivoimaan muita vieraita. Ne ovat hyödyllisiä miellyttävän ilmapiirin ylläpitämisessä ja keskustelussa, kun tilanne rauhoittuu, rohkaisee ihmisiä tanssimaan tai esittelee ihmisiä muille vieraille uusia ystävyyssuhteita varten. Ne ovat myös yleensä luotettavia ja hyödyllisiä pysyä ajan tasalla tapahtumista, koska ne voivat auttaa tai jopa toimia vierailevana puhujana/MC: nä hätätilanteessa. Tällaiset ihmiset pitävät tapahtuman sujuvasti eturintamassa.
• Ketkä ovat rauhantekijöiden tyyppisiä vieraita? Sinun tulisi pitää nämä ihmiset mielessäsi koko ajan, koska he ovat ne, joita aiot kuulla ongelmista. Otat heidät tarvittaessa myös käsittelyyn ja keskusteluun. Tämän ryhmän vieraat ovat yleensä perheen pää, huoltaja tai turvallisuuspäällikkö.
• Kuka on päätöksentekijä. Useimmissa tapauksissa päätöksentekijä olet itse johtajana, mutta kun sinun on neuvoteltava vieraiden kanssa ilman avainryhmän osallistumista (koska he yleensä keskittyvät hyviin isäntiin), selvitä, kenet sinun pitäisi nähdä hätätilanteessa. Yksinkertaisesti sanottuna, tämä henkilö maksaa laskun palveluistasi tai kenestä tahansa kutsut "asiakkaaksi".

Osa 3/5: Lähtö maaliin

Vaihe 1. Tutustu paikkaan

Ennen tapahtuman alkua tarkista tapahtumapaikka ja päätä, miten aiot koota asiat yhteen. Saatat joutua määrittämään lisäjärjestelyjä pohjapiirroksen mukauttamiseksi - esimerkiksi johdotus, valaistus jne. Ja jos sinun on vaikea löytää näitä asioita, vieraat voivat kokea saman, joten harkitse käytännön näkökulmaa!

Laadi käyttöönottosuunnitelma ja ajoitukset aina kun mahdollista. Jos jokin ei sovi, päästä siitä eroon. Puhu sivuston johtajalle ja selvitä, mitä hän voi tehdä auttaakseen, ja jos on olemassa kaavoitussääntöjä, joita sinun on noudatettava erityisesti hätätilanteessa

Vaihe 2. Harkitse lahjojen valmistamista tiimillesi

Sen miehistön jäsenet työskentelevät ahkerasti. Osoittaaksesi arvostusta ja ylläpitääksesi suorituskykyä, valmista pieni lahja, joka annetaan tapahtuman päätyttyä. Pullotetut juomat, granolabaarit, suklaat, muut pienet tavarat, mikä tahansa sinulle sopii, auttavat pitämään heidät moraalisena.

Harkitse myös rintaneulan tai pienen juhlamerkin antamista heille, jotta he tuntevat olevansa osa tapahtumaa ja muistavat sen. Varmista myös, että niitä ruokitaan ja kastellaan! Tiimi on resurssi, jota sinun pitäisi pystyä käyttämään jatkossakin

Vaihe 3. Tarkista kaikki joukkueet ja ulkopuoliset

Varmista ennen tapahtumaa, että kaikki ovat samaa mieltä. Anna miehistölle selkeät ohjeet tapahtumapaikalle pääsystä ja anna yhteystietosi tai käyntikorttisi, jotta he voivat soittaa ohjeita. Lopeta varmistamalla, että kaikessa ei ole kysymyksiä.

Varmista, että kaikki ovat tyytyväisiä tehtävään. Jotkut ihmiset eivät ehkä halua sanoa tätä, joten yritä lukea ne. Näyttävätkö he luottavaisilta ja luottavaisilta? Jos ei, rauhoita heitä, tarkista tehtävät ja kysy joitain peruskysymyksiä. Jos olet epävarma, yhdistä epäilijä parempiin kumppaneihin

Vaihe 4. Valmistele yhteystietoluettelo ja muut tiedostot tarvittaessa

Henkilökohtaiset asetukset ovat yhtä tärkeitä kuin tapahtumajärjestelyt. Jos olet aina siisti, vaikka jotkut asiat menevät sekaisin, kaikki on hyvin. Mutta muuten tapahtuman tila olisi täysin pilalla. Tässä muutamia tapoja valmistautua itse:

• Luo yhteysarkki, jossa on puhelinnumerot ja osoitteet. Leivonnainen luuli sinun olevan se, joka tulee vastaanottamaan tilauksen? Ei haittaa. Soita tiimisi jäsenelle, joka asuu lähellä kauppaa, ja pyydä häntä hakemaan se matkalla tapahtumapaikalle.
• Luo tarkistuslista. Tiedät tiimin raporttien perusteella, mitä esineitä, laitteita ja esineitä puuttuu edelleen.
• Valmistele todiste maksu- ja laskutustarpeista vastaavasti. Mitä perusteellisempi olet, sitä vähemmän ongelmia sinulla on tulevaisuudessa.

Vaihe 5. Vältä viime hetken muutoksia

Tuleeko säännöllisiä taiteellisia muutoksia? Häät ovat yleensä tällaisia, ja asiakas haluaa viime hetken suunnittelumuutoksen, joten muista kertoa hänelle muutoksen viimeinen päivämäärä. Yleensä tämä määräaika on viikko ennen tapahtumaa, jotta asiakkaat pysyvät vapaina, mutta olet myös suojattu viime hetken muutoksilta, jotka ovat hankalia ja kalliita tehdä.

Jos muutokset ovat yksinkertaisia, pieniä tai perustavanlaatuisia ja voivat käyttää jo asennettuja koristeita, yritä olla kieltämättä asiakkaan pyyntöä niin paljon kuin mahdollista. Varmista, että vastaat asiakkaan tarpeisiin parhaalla mahdollisella tavalla tapahtumassa, joka voi olla hyvin emotionaalinen

Osa 4/5: Todellisen tapahtuman käsittely

Vaihe 1. Valmista kaikki

Ole ensimmäinen paikalla, joka valvoo valmisteluja. Varmista, että kaikki raportoivat oikein ja aloita soittaminen, jos eivät. Auta niitä, jotka tarvitsevat apua, osoita ohjattavia ja astu sivuun tarvittaessa. Vältä loukkaantumasta, kunnes tapahtuma päättyy.

Tunnet olosi hieman rauhallisemmaksi, jos sinulla on tarkistuslista. Valmista tämä luettelo miehistölle, ulkopuoliselle miehistölle, sisustukselle ja asennukselle sekä laitteille. Kun kaikki on tarkistettu, voit huokaista helpotuksesta

Vaihe 2. Siirrä tehtävät

Älä pelkää tehdä sitä. Tärkein stressiä aiheuttava tekijä tapahtumassa on aika. Säästä rahaa, ole valmis jakamaan työ. Jos joku ei toimi optimaalisesti, anna toinen hänelle sopivampi tehtävä. Et ole korjaaja tai ylittänyt rajoja; Teet vain työtä, joka on velvollisuutesi.

Kun siirrät tehtäviä, ole luja mutta kohtelias. Sano: "John, tarvitsen sinua nyt auttamaan ruokailussa. Kiitos." Miehistösi on oltava intohimoinen tapahtuman johtamisesta. Varmista, että kaikki menee sujuvasti olemalla tarvittava johtajahahmo

Vaihe 3. Ole joustava

Tämä tarkoittaa, että sinun on varmistettava, että kaikki menee suunnitelmien mukaan, ja autettava tai suoritettava varmuuskopiosuunnitelma, jos jokin menee pieleen - ja voitava hyväksyä se. Jos alat stressata, et pysty ajattelemaan suoraan. Kun mieli ei ole selkeä, et koskaan saa hyviä tuloksia. Joten kun puhuja kestää kymmenen minuuttia liian kauan ja jättää huomiotta signaalisi tai yrittää häiritä häntä, rentoudu. Säädä vain jälkiruokaistuntoa, kukaan ei huomaa. Tapahtuma jatkuu myös sujuvasti.

Ongelmia tulee aina. Kaikkea ei voi ennustaa, ja mitä nopeammin voit hyväksyä tämän, sen parempi. Rauhallinen ja vakaa tapahtumapäällikkö voi olla erittäin hyödyllinen kaikissa tapahtumissa; mutta jos olet jännittynyt etkä ole rauhallinen, tapahtumat voivat mennä huonosti. Joten rentoudu ja mene virran mukana - esityksesi on päättymässä

Vaihe 4. Kerro kaikille uusimmista tapahtumista

Varmista, että vieraiden määrä ja tarpeet ovat edelleen oikeat tapahtumapäivänä, ja ilmoita huoltotiimille mahdollisista muutoksista mahdollisimman aikaisin. Sinun on oltava ensimmäinen silmäpari, joka huomaa, jos jokin on vialla.

Kysy asiakkaalta, miltä hänestä tuntuu; hän voi olla innoissaan, hermostunut, huolissaan, kyllästynyt tai uupunut ja hänellä on ongelmia. Voit auttaa häntä ymmärtämällä, sanomalla ystävällisiä sanoja ja auttamalla häntä käytännössä. Käytä aikaa innostumisen luomiseen vieraille ja tiimille tarvittaessa

Vaihe 5. Tee työsi

Luota ja kunnioita palvelutiimiä tekemään omia asioita - kun olet antanut heille vankan perustan, he pärjäävät. Tarjoa apua tarvittaessa, mutta tämän tiimin jäsenen tulee olla niin kokenut, ettei hän tarvitse apua lainkaan. Tässä on muutamia asioita, jotka sinun tulee pitää mielessä:

• Toimi ensin vastaanottovirkailijana tai vastaanottovirkailijana. Tapaa ja tervehdi (tarvittaessa) jokaista vierasta saapuessaan. Siirrä roolit MC: lle, kun tapahtuma alkaa. Tässä roolisi esimiehenä on aktiivisempi ratkaisemalla ongelmia ja varmistamalla, että kaikki kulissien takana olevat työt, kuten ruoan valmistus ja palvelu, sujuvat suunnitelmien mukaan.
• Kiinnitä huomiota vieraisiin ja pidä yhteyttä MC: hen. Tee se salaa vain siltä varalta, että joudut muuttamaan suunnitelmiasi.
• Pidä etäisyytesi tärkeimmistä vieraista - tämä esitys koskee heitä - mutta varmista, että pysyt helposti ulottuvilla kirjautumalla sisään tiettyinä hetkinä. Kysy heiltä, mitä he ajattelevat esityksestä sekä mahdollisista ongelmista, pyynnöistä tai ehdotuksista.

Vaihe 6. Valmista matkamuistoja markkinointitapahtumia varten

Varmista, että kaikki vieraat muistavat hyvät hetket. Saatat jopa haluta enemmän kuin onnellisia muistoja: kuten vierailuja verkkosivustoilla, tulevia lahjoituksia, suusanallisia näkökohtia jne. Varmista, että tapahtumasi osuu rajaan, jakamalla matkamuistoja. Olipa kyseessä kuva, juliste tai kuulakärkikynä, vieraiden muistuttaminen tapahtumasta on hyvä tapa varmistaa, että he muistavat sinut.

Vaihe 7. Onnittele itseäsi tapahtuman päätyttyä

Useimmat tapahtumat ovat itsenäisiä, kun ne alkavat, mutta kova työ on valmistautumisvaiheessa, jota kukaan ei ymmärrä. Joten onnittele itseäsi, koska ansaitset olla onnellinen!

Varaa tapahtuman jälkeen aikaa tavata ja kiittää asiakasta. On suositeltavaa, että tarjoat sopivan ja sydämellisen lahjan muistaaksesi heidän kanssaan vietetyn ajan, sillä tällaiset pienet kosketukset rikastavat kokemusta ja antavat heidän ehdottaa palveluitasi tulevaisuudessa. Jos annat lahjoja tapahtumassa, tapahtuman jälkeisiä lahjoja, kuten kukkia, valokuvia tapahtuman suosikkihetkistä (esim. Nauhan leikkaus, näyttelyn huipentuma, palkintojenjakotilaisuus, hääsuudelma, syntymäpäiväkynttilöiden puhallus jne.) Tai muita lahjoja voi olla sopiva

Vaihe 8. Siivoa paikka ja mene kotiin

Kuten äidit sanovat: "Jätä se samaan kuntoon, johon tulit", niin ovat myös tapahtumapaikkoihin sovellettavat periaatteet. Asiat tulisi jättää samaan tilaan kuin ennen kuin tulit niihin - tapahtumien hallinta on arkaluonteista liiketoimintaa, jolla ei ole paljon virheitä. Joten kerro miehistön jäsenille, että on aika siivota sivusto ja älä anna heidän mennä kotiin ennen kuin kaikki on ratkaistu. Kannattaa myös puuttua asiaan!

Sen lisäksi, että se on hyvä asia, se estää myös sinua veloittamasta kalliimpia laskuja. Monet paikat veloittavat lisäsiivouksen, jos heillä on siihen mahdollisuus. Joten tee parhaasi välttääksesi piilotetut maksut

Vaihe 9. Viimeistele muutos, maksu ja kiitos kaikille osapuolille

Saatat joutua järjestämään vuokrattujen tai lainattujen laitteiden palauttamisen ja neuvottelemaan asiakkaan kanssa hänen kokemuksistaan. Vaikka et saisi palkkaa, kiitä heitä ja sano, että pidit tapahtuman järjestämisestä heidän kanssaan. Voitko vaihtaa käyntikortteja keskenään?

Kiitos myös miehistön jäsenille! Varmista, että kaikki osapuolet ovat maksaneet (ja ovat maksaneet), tallenna laskut ja hoita asiat. Sinun on oltava yksi viimeisistä ihmisistä, jotka poistuvat tapahtumapaikalta - varmista, että kaikki on kunnossa

Osa 5/5: Vianetsintä

Vaihe 1. Tiedä miten käsitellä vieraita, jotka saapuvat myöhään ja joilla on muita ongelmia

Tämä on yleinen ongelma, joten valmistaudu paremmin. Myöhästyminen on väistämätöntä (esim. Odottamattomien liikenneongelmien vuoksi), ja muut ajoissa saapuvat vieraat voivat yleensä sietää sen. Siksi voit estää sen useilla tavoilla:

• Varmista, että tapahtuman aika on kirjoitettu selkeästi kutsuun. Jos käytät RSVP -järjestelmää, varmista myös, että aika on vahvistettu. Kommunikoi (yhteystietolomakkeesi kautta) MC: n, asiaankuuluvien vieraiden (yleensä johtavan puolueen jäsenen), viihdyttäjien ja keittiöhenkilökunnan kanssa, kun kohtaat esteen, jota ei voida helposti ratkaista. Jos tapahtuman keskipisteenä ovat viivästyneet vieraat (esim. Sulhanen ja morsian), tyypillisesti:
• Ota yhteyttä odottavaan vieraaseen tarkistaaksesi arvioidun saapumisaikasi. Ota heti yhteyttä keittiöön viimeisimmistä tapahtumista, jotta he voivat säätää kypsennysajan ajan mukaan.
• Vältä ilmoittamasta, että tapahtuma on siirretty tiettyjen vieraiden vuoksi (koska osapuoli selvittää sen itse), mutta kerro päävieraille, että tiedät tilanteen. Kerro heille, mitä suunnittelet, mutta anna heidän myös ehdottaa, koska he yleensä tuntevat vieraan ja tietävät, mitä tehdä tässä yhteydessä.
• Kiinnitä huomiota puheen ajoitukseen. Jos keskeiset vieraat saapuvat myöhään, tarjoile lisää alkupaloja ja/tai varhaisia juomia, jotta muut ajoissa saapuvat vieraat eivät kyllästy ja varmistavat, että he pysyvät kiireisinä.
• Jos vieraat tulevat hyvin myöhään (esimerkiksi tarjoillessaan ruokaa, jota ei voida viivyttää, kuten souffeleita), aloita tapahtuma suunnitellusti. Kun ne tulevat, tarjoile seuraava annos (vaikka tämä osa on jälkiruoka).
• Valmistaudu tanssimiseen, peleihin, komediaan tai muuhun viihteeseen (erityisesti musiikkiin) ja varmista, että siellä on ylimääräisiä häiriötekijöitä, kuten ryhmäkuvia. Tämä varmuuskopiointistrategia olisi pitänyt aloittaa edellisenä päivänä.

• Asiakkaille, jotka saapuvat tarkoituksellisesti myöhään, älä ota tätä syyksi johtajana. Joten sinun tehtäväsi on saada muut vieraat osallistumaan ja varmistaa, että heidän tarpeensa täyttyvät. Pohjimmiltaan toimi kuin mikään ei olisi pielessä ja jatka tapahtuman kanssa.

Vaihe 2. Tiedä, miten käsitellä ruokaongelmia

Ongelmat tällä alueella ovat harvinaisia, varsinkin jos olet suunnitellut suunnitelmasi huolellisesti, mutta onnettomuuksia sattuu satunnaisesti (kuten vieras tai pieni lapsi, joka sekoittaa ruokapöydän tai tapaus keittiössä). Sinun on ensin oltava tietoinen vierailijoiden tyypeistä, jotka osallistuvat, jotta voit harkita milloin ja missä ruoka näytetään (esim. Buffet-tyyppisissä ruuissa) ja vieraiden istuma-asento.

• Kaikki roiskeet on puhdistettava välittömästi turvallisuussyistä, vaikka se johtaisi eroon punaisesta matosta tai hienoista koristeista ja huonekaluista. Tahran piilottaminen vaikuttamatta esineen (kuten antiikkikalusteen) ulkonäköön tai eheyteen on mahdotonta, joten päästä siitä ensin eroon. Jos sinulla on varmuuskopio, käytä sitä; Muussa tapauksessa siirrä kohdetta huomaamattomasti, jotta vieraat eivät huomaa sitä.
• On suositeltavaa käyttää köysiä, verhoja tai verhoja ruoka -alueiden piilottamiseen (esim. Sotkuinen pöytä tai seuraavan ruoan valmistuksen aikana), koska jotkut vieraat saattavat nähdä näkyvän ruoan sellaisena, jota voi nauttia vapaasti milloin tahansa - vaikka näin ei välttämättä olekaan, tarkoituksesi mukaan.
• Sekoita valikot. Jos ruokaa ei voida tarjoilla (esimerkiksi koska se on palanut), päästä eroon kaikesta tai etsi uusi vaihtoehto. Vähennä annoksia säästääksesi ruokaa, mutta lisää osia muista elintarvikkeista pitääksesi ne tasapainossa. Ilmoita vieraille tarvittaessa.
• Kasvissyöjille, nirsoille syöjille, allergikoille tai erityisruokavalioille/uskonnollisille ihmisille on huolehdittava heidän tarpeistaan - sinun pitäisi pystyä tekemään tämä hyvällä suunnittelulla. Joskus vieraat kuitenkin tuovat perheenjäsenen, puolisonsa tai läheisen ystävänsä kertomatta sinulle, varsinkin jos kutsu on ilmainen. Kun näin tapahtuu, ratkaisu on helppo. Laske äskettäiset vieraat ja kun he saapuvat ovelle, kysy erityisruokavaliotarpeista ja kerro heti palvelulle ja keittiön henkilökunnalle.
• Jos suuret ryhmät eivät osallistu tapahtumaan tummina vieraina, lähetä tiimin jäsen keittiöön ja pyydä häntä laskemaan varastot. Osta tarvittaessa lisää elintarvikkeita. Keittiöosasto yleensä liioittelee osia joka tapauksessa, joten peruutukset ovat yleisempiä kuin elintarvikepula. Rajoitetut annokset voidaan myös säästää, jos annat lisätäyteaineita, kuten leipää, salaatteja tai kasvisruokia, ainesosia, jotka on helppo hankkia paikallisesta supermarketistasi.

Vaihe 3. Tiedä, miten toimia pienten lasten kanssa

Muista, että monet johtajat usein unohtavat tai aliarvioivat lasten älykkyyden ja tarpeet ja toiveet tapahtumassa. He ovat samat kuin aikuiset - haluavat pitää hauskaa eivätkä kyllästyä. Muista, että myös vanhemmat loukkaantuvat, jos tapahtuma ei voi vastata heidän lastensa tarpeisiin. On hyvä idea pyytää osallistumisvahvistusta kaikille osallistuville lapsille.

• Nuoremmat lapset (alle 10 -vuotiaat) tarjoillaan paremmin ruoan tai välipalojen kanssa etukäteen, koska illallinen voidaan tarjoilla vasta klo 20.00. Tämä tarjoiluaika on yleensä liian myöhäistä useimpien lasten ruokailuaikoille. Lapsillesi annettavan ruoan tulisi myös olla hauskaa ja terveellistä, mutta silti erityistä ja erityistä kosketusta heille - tämä auttaa vanhempia auttamaan ja voivat nauttia tapahtumasta vieraana.
• Yli 10 -vuotiaille lapsille voidaan yleensä antaa aikuisten ruokaa ja annoksia, vaikka he eivät lopettaisi sitä, mutta tarjoavat heille myös lasten ruokalistan (tietysti vanhempien luvalla), jos he eivät näytä pitävän siitä. Tyypillisesti 13–18-vuotiaat teini-ikäiset pyytävät usein samoja ruokia kuin nuoremmat lapset, kuten hampurilaisia ja perunoita, muodollisempien ravintola-aterioiden sijaan. Lastenruoat on yleensä kirjoitettu termillä "Vaihtoehtoinen menu". Pelaa turvallisesti ja keskustele keskeisten vieraidesi kanssa suunnitelmistasi jatkaa menestyksekkäästi tyydyttää nuoria ja vanhoja kauan sitten.
• Tarjoa alue äideille, joilla on pieniä lapsia. Täytä heidän tarpeensa, kuten taukot wc -tilassa, imetystarpeet jne., Ja valmista lepopaikka hyvin pienille lapsille, jotta he voivat nukkua väsyneinä.

Vaihe 4. Tiedä, miten käsitellä humalaisia tai töykeitä vieraita, tunkeilijoita ja paljon muuta

Nämä vieraat aiheuttavat joskus ongelmia sekä perhe- että yritystapahtumissa. He kantavat politiikkaa ja draamaa, ja ulkopuolisena et ehkä ymmärrä sitä. Ole siis aina hereillä.

• Kysy asiakkaalta tai avainvierailta ennen tapahtumaa saadaksesi tietoa tällaisista mahdollisista ongelmista tai muutamilta, jos keskeisiä vieraita ei pitäisi häiritä. Näin voit varmistaa, että ihmiset istuvat oikeassa paikassa ja että se ei aiheuta ongelmia. Valmista palveluhenkilöstö tai avainvieraat toimimaan epävirallisina esimiehinä, olemaan valppaana ja auttamaan tarvittaessa. Sinun tehtäväsi on huolehtia tapahtuman sujuvuudesta ja pysyä poissa henkilökohtaisista asioista, ellei se ole ehdottoman välttämätöntä. Varmista siis, että tiedät, kuka tapahtumassa on luokiteltu "rauhantekijöiden" tyyppiseksi vieraaksi (jotka voivat auttaa pitämään tapahtuman sujuvasti).
• Koska alkoholin kieltäytyminen juopuneilta vierailta tai vihaisten ja töykeiden vieraiden kanssa tekeminen voi olla vaikeaa, on parasta ottaa mukaan rauhantekijävieras. Ota yhteyttä lakihenkilöstöön vain tarvittaessa ja sen jälkeen, kun olet kuullut tärkeimpiä vieraita. Sinun on silti oltava valppaana, vaikka ajaisit pieniä tapahtumia tai takapihalla.
• Kutsumattomat vieraat ovat kova asia. Jos he tulevat ja aiheuttavat meteliä, heitä heidät tarvittaessa ulos - kysy tärkeimmistä vieraista varmistaaksesi, että näitä ihmisiä ei etsitä. Jos väkivaltaisia mellakoijia on paljon, sinun tehtäväsi on suojella muita vieraita ja ottaa yhteyttä turvallisuuteen tai poliisiin, jos nämä mellakoijat kieltäytyvät poistumasta tiloista, kun olet pyytänyt heitä johtajana ja/tai avainasiakkaina.
• Vieraat haluavat yleensä siirtää käyntikortteja pöydän ympäri, jotta he voivat istua haluamansa henkilön vieressä tai haluamansa pöydän ääressä. Kysy avainasiakkailta, kuinka tämä on sallittua. Yleensä sinun on järjestettävä pöytäsuunnitelmat etukäteen ja saatava tärkeimpien vieraiden hyväksyntä. Jos tämän pöydän sijainnin oletetaan olevan oikea, on parempi pitää vieraat poissa ruokailutilasta ennen kuin aika tulee. Yleensä baarialue, aula tai odotushuone voidaan käyttää vieraiden majoittamiseen. Jos tietyt ryhmittymät ovat erityisen tärkeitä perheasioiden vuoksi, kokoa ihmiset yhteen ja ohjaa heidät ryhmittäin erillisille pöydille ja istuta ne oikeaan järjestykseen.

Vaihe 5. Tiedä, miten käsitellä huonoa säätä

Maailmassa on joskus odottamattomia huonoja sääolosuhteita, kuten sadetta tai lunta. Kylmä tuuli tai kuuma ilma voivat myös aiheuttaa ongelmia. Vaikka säällä ei yleensä ole suurta vaikutusta, kun tapahtuma järjestetään sisätiloissa, sinun on oltava valmis ulkoiluun liittyviin haasteisiin. Jos voit ennustaa huonoa säätä, harkitse tapahtumapaikan vaihtamista. Jos et voi, vuokraa teltta tai suuri paviljonki (hinta voi olla kallis, varsinkin jos se tehdään mielijohteesta). Sään seuraaminen on tärkeää; Jos tapahtuma on jo sekaisin sen takia, tapahtumaa on lähes mahdotonta korjata, joten hyödynnä kaikki, mitä tiedät ja sinulla on.

Monilla osilla maailmaa on nyt vakuutukset huonolle säälle tai muille ongelmille. Jos olet alueella, joka tunnetaan äkillisistä säämuutoksista, pyydä vahvistusta, jos tapahtuma voidaan siirtää uudelleen, jotta asiakkaat voivat ainakin säästää laitteiden, tapahtumapaikan ja huoltohenkilöstön vuokrakustannuksissa

Vinkkejä

• Valmista pieni tila, joka on täynnä esineitä, kuten ylimääräisiä lautasliinoja roiskeiden pyyhkimiseen, sammuttimet, ensiapupakkaukset ja muut satunnaiset pakkaukset. Et tarvitse sitä, jos asiat sujuvat hyvin, mutta on parempi olla varuilla suuren tapahtuman suhteen.
• Vieraiden ja kaiuttimien, jotka ovat väsyneitä tai joilla on jet lag, on varmistettava kunto. Tarvittaessa neuvottele suoraan heidän tai heidän avustajiensa kanssa tilatakseen kylpylä- ja hierontahoitoja tai muita kehon virkistyskeinoja. Voit myös lähettää heille ruokaa, jos he eivät ole syöneet vähään aikaan, tai lääkkeitä, jos he ovat huonovointisia (kuten päänsärky lentämisestä tai hermostuneisuudesta tai vatsakipu). Käänny tarvittaessa lääkärin puoleen. Väsyneet vieraat ja puhujat voivat pilata tapahtuman, vaikka kaikki muut haasteet, jotka saatat pystyä voittamaan.
• Varmista, että kaikki näkevät ja kuulevat lavan, musiikin tai puheen.
• Muista myös, että muiden tapahtumien käsittely on kunnia. Vaikka tämä voi tuntua hyvin stressaavalta ja vaikealta, panoksesi voi tehdä monet ihmiset onnellisiksi, joten he muistavat tapahtuman koko elämänsä. Lisäksi olet myös tottunut kykyihin, jotka ovat hyödyllisiä jokapäiväisessä elämässä.
• Johtajana saatat joutua toimimaan improvisoiduna isäntänä tai jopa tanssikumppanina varmistaaksesi, että tapahtuma sujuu sujuvasti. Kehitä puhe- ja tanssitaitoja, mutta samanaikaisesti delegoi johtotehtävät muille tiimin jäsenille, jotka voivat ottaa paikkasi tilapäisesti. Tavoitteena on varmistaa, ettei kukaan istu paikallaan pöydän ääressä.