Joskus sinun on soitettava tärkeä puhelu, ehkä pyydettävä jotakuta tapaamaan tai markkinoimaan jotain. Jos et ole tottunut puhumaan puhelimella, keskustelun aloittaminen voi olla vaikeaa. Avain onnistuneeseen puhelinkeskusteluun on varmistaa, että molemmat osapuolet tuntevat olonsa mukavaksi, jotta keskustelu on helppoa.
Vaihe
Osa 1/3: Suunnitelman tekeminen
Vaihe 1. Määritä tavoitteesi
Ennen kuin otat vastaanottimen vastaan, sinun on tiedettävä, mihin se on tarkoitettu. Jos esimerkiksi soitat henkilölle, josta pidät, tavoite voi olla pyytää häntä tapaamaan sinut. Yrityspuheluissa tavoitteena on myydä tavaroita tai palveluja. Mieti, mitä odotat keskustelulta.
- Yritä pitää tavoitteesi tarkkoina. Se tekee sinusta valmistautuneemman.
- Joissakin tapauksissa puhelinkeskustelun tarkoitus voi olla yleisempi. Esimerkiksi soittamalla yritykseen kyselemään heidän palveluistaan tietämättä, mikä sinua todella kiinnostaa. Myöhemmin saamasi tiedot auttavat määrittämään, mitä tarvitset tai haluat.
Vaihe 2. Tiedä kenelle puhut
Kun soitat tietylle henkilölle, jota et tunne, yritä ensin selvittää hänen tausta. Näin tiedät suunnilleen mitä odottaa keskustelulta. Jos esimerkiksi haluat puhua yrityksen toimitusjohtajan kanssa, hän voi olla hyvin kiireinen eikä hänellä ole paljon aikaa. Jos soitat ujoalle henkilölle, sinun on ehkä puhuttava enemmän.
- Jos sinulla on yrityspuhelin, käy sen yrityksen verkkosivustolla, jossa henkilö, jolle haluat soittaa, työskentelee. Löydät otsikon ja ehkä elämäkerran, joka antaa sinulle pienen käsityksen.
- Yksityisissä puheluissa pyydä henkilön tietoja ystävältä, joka myös tuntee hänet.
Vaihe 3. Kirjoita ylös muutamia keskustelupisteitä
Kun tiedät mitä haluat ja kenelle soitat, on hyvä tehdä muistiinpanoja. Voit kirjoittaa luettelomerkkejä varmistaaksesi, että kysymyksesi esitetään. Luettelon avulla et koskaan unohda jotain tärkeää.
- Sinun on ehkä myös määriteltävä keskustelu. Ääriviivoja on ehkä mukautettava toisen henkilön vastaukseen, mutta se on pohjimmiltaan opas, jos olet hermostunut.
- Mieti, kuinka kauan aiot puhua. On parasta olettaa, että aika ei ole pitkä. Keskity siis tärkeään aiheeseen, josta haluat puhua.
Osa 2/3: Keskustelun aloittaminen
Vaihe 1. Tervehdi ja esittele itsesi
Ensinnäkin sinun on sanottava tervehdys, kuten "hei" tai "hei". Monet ihmiset käyttävät nykyään automaattivastaanottimia, mutta sinun pitäisi silti esitellä itsesi, ellei toisessa päässä oleva henkilö tervehdi sinua nimeltäsi. Jos soitat tuntemallesi henkilölle, pelkkä nimen mainitseminen riittää. Muissa tilanteissa anna lisätietoja, jotta toinen henkilö voi tunnistaa sinut.
- Tervehdyksissä voit käyttää myös "Hyvää huomenta", "Hyvää iltapäivää" tai "Hyvää iltaa".
- Ilmoita yrityksen puhelinnumero myös yrityksen puhelimessa. Esimerkiksi: "Hyvää huomenta, olen Anisa Dewi Mahkota Advertisingista."
- Jos haluat soittaa ihastuksellesi, sinun on ehkä mainittava, missä tapasit hänet. Esimerkiksi: "Hei, tämä on Mahesa. Tapasimme kuntosalilla viime viikolla."
- Jos soitat ystävän ystävälle, kerro ystävän nimi. Esimerkiksi: "Hei, tämä on Lisa. Olen Erikin ystävä. Luulen, että hän sanoi jo, että soitan."
- Jos soitat tiedustellaksesi avointa työpaikkaa, kerro, mistä sait tiedot. Esimerkiksi: "Hei, nimeni on Nurani Rahman. Haluaisin tiedustella työstä, joka mainostettiin eilen lehdessä.”
- Jos haluat vain pyytää yritykseltä yleisiä tietoja, sinun ei tarvitse nimetä nimiä. Voit yksinkertaisesti sanoa: "Hei, olen kiinnostunut tarjoamastasi tallennuspalvelusta."
Vaihe 2. Kysy, onko nyt hyvä aika puhua
Jos haluat puhelinkeskustelun onnistuvan, varmista, että toinen henkilö on yhtä keskittynyt kuin sinä. Siksi sinun on kysyttävä, onko hänellä aikaa ennen keskustelun aloittamista. Jos vastaus on kyllä, aloita puhuminen. Jos vastaus on kiireinen tai lähdössä, etsi toinen aika.
- Jos hän ei ole valmis puhumaan, kun hänelle soitetaan, sovi toinen aika ennen kuin lopetat puhelun. Voit sanoa:”Voinko soittaa uudelleen tänä iltapäivänä? Kello kolme, ehkä?"
- Jos hän haluaa soittaa takaisin, anna päivä ja aika, kun voit. Sano:”Voin puhua huomenna aamulla. Ehkä noin 10?"
Vaihe 3. Aloita nautinnoista
Jos soitat kysyäksesi tai myydäksesi jotain, älä mene heti asiaan. Toinen henkilö voi pian menettää kiinnostuksensa. Yritä sen sijaan aloittaa johdannolla, kuten pienellä keskustelulla säästä.
- Älä kuitenkaan hiero sanoja liian kauan. Toinen voi olla kärsimätön.
- Jos tunnet henkilön, jolle puhut, sano jotain henkilökohtaisempaa aiheesta, joka kiinnostaa sinua. Jos hän esimerkiksi on jalkapallofani, sano: "Eilen oli Persebaya -ottelu, eikö niin?"
- Jos et tunne häntä läheisesti, valitse yleiset miellytykset. Esimerkiksi:”Viime aikoina on ollut erittäin kuuma. Tuntuu, että viime vuonna kuiva kausi ei ollut niin kuuma kuin tämä.”
Vaihe 4. Keskustelkaa keskustelupisteistä
Kun sinä ja toinen henkilö olette mukavammat ja rentoutuneet, siirry keskustelun ytimeen. Puhu ytimekkäästi ja ytimekkäästi, koska kuulostat epävarmalta, jos harrastat.
- Kun luot vaikutelman luottamuksesta, varmista, että olet kohtelias, kun pyydät toiselta jotain.
- Jos puhut liian kauan pysähtymättä, toinen voi lakata kiinnittämästä huomiota. Pidä siis tauko ja pyydä palautetta, jos sinulla on jotain sanottavaa.
- Älä syö tai pureskele purukumia puhuessasi. Sen antama ääni antaa vaikutelman, että et ole tosissasi.
Osa 3/3: Asetusten tekeminen
Vaihe 1. Etsi rauhallinen paikka
Tietysti haluat puhelun päättyvän hyvin. Luo siis hiljaiseen paikkaan puhetta edistävä ympäristö. Vähennä taustamelua, jotta sinun ei tarvitse pyytää toista toistamaan puheitaan tai huutamaan saadaksesi hänet kuulemaan sinut.
- Paras paikka soittaa on tyhjä huone, jossa on suljettu ovi. Voit taata puhua rauhallisesti.
- Jos joudut soittamaan ulkotoimistoon ja kuulet työtovereiden äänet, yritä soittaa, kun toimisto on hieman hiljainen. Esimerkiksi lounastauon aikana tai päivän lopussa, kun kaikki muut ovat lähteneet kotiin.
- Aina kun mahdollista, vältä tärkeitä puheluita julkisilla paikoilla, kuten ravintoloissa tai kaupoissa. Yleiset paikat ovat yleensä täynnä häiriötekijöitä ja liian tungosta. Jos sinun on soitettava ulkona ollessasi, etsi hiljainen paikka, kuten kuja ravintolan kylpyhuoneen ulkopuolella tai tyhjä käytävä kaupassa.
Vaihe 2. Tarkista signaali
Nykyään monet käyttävät matkapuhelimia ensisijaisena puhelimena. Jos näin on, varmista, että matkapuhelimesi signaali on vahva, jotta voit olla varma, että äänenlaatu on hyvä. Etsi paikka, joka antaa vahvan signaalin. Jos signaalia ei ole, sinun on ehkä käytettävä lankapuhelinta.
- Lankapuhelimien äänenlaatu on yleensä parempi kuin matkapuhelimien. Joten jos se on ehdottoman välttämätöntä, käytä lankapuhelinta aina kun mahdollista, varsinkin jos aiot soittaa kuulovammaiselle vanhemmalle.
- Jos käytät matkapuhelinta, pidä sitä niin, että sisäänrakennettu mikrofoni ottaa äänesi vaivattomasti vastaan. Tärkeissä puheluissa ei saa käyttää kaiutinta.
Vaihe 3. Varmista, että olet mukava
Ennen kuin aloitat soittamisen, varmista, että olet valmis keskittymään keskusteluun. Valmistaudu esimerkiksi itseesi, jotta sinun ei tarvitse mennä kylpyhuoneeseen ja tarjota juotavaa, jotta sinun ei tarvitse nousta seisomaan, jos olet janoinen. On hyvä idea pitää pehmopaperi käden ulottuvilla siltä varalta, että sinun on aivastettava puhelimessa.
Päätä, onko mukavampaa puhua istuen vai seisomalla. Jos olet hermostunut, voit ehkä rauhoittua kävelemällä
Vinkkejä
- Jos olet hermostunut, ehkä tarvitset harjoittelua. Pyydä ystävää tai perheenjäsentä toimimaan henkilönä, jolle soitat.
- Jos soitat ihmisille yksityisesti tai sosiaalisessa asemassa, voit aloittaa lähettämällä viestin, jossa sanotaan: "Voisitko käyttää hetken puhelimessa puhumiseen?" Hän voi olla vastaanottavaisempi, jos tietää, että soitat.
- Yritä luoda positiivinen asenne. Vaikka puhuva henkilö ei näe, hymy puhuessasi saa äänesi innostuneeksi ja positiiviseksi.
- Lausu sanat oikein. Yritä saada toinen ymmärtämään sanomasi ilman vaikeuksia.
- Kiinnitä huomiota puheen nopeuteen. Liian nopeita sanoja on joskus vaikea saada kiinni.
