Puheluiden vastaanottaminen on tärkeä taito jokapäiväisessä elämässä. Ammatilliset tilanteet, kuten liikekutsu tai puhelu yrityksestä, jota haet työtä, voivat soittaa sinulle muodollisemmassa ympäristössä. Jos saat puhelun ystävältä, ihastuneelta tai perheenjäseneltä, on parasta vastata rennommin ja luonnollisemmin. Jos vastaat puheluun tuntemattomasta tai yksityisestä numerosta, on parasta vastata siihen kohteliaammin ja varovaisemmin.
Vaihe
Tapa 1 /3: Puhelun vastaanottaminen toimistolla
Vaihe 1. Pidä se ammattimaisena
Kun saat puhelun työpaikalla, et aina tiedä kuka soittaa sinulle. Puhelun vastaanottaminen ammattimaisesti aloittaa keskustelun oikein.
- Jos olet epävarma, vastaa yksinkertaisella tervehdyksellä: "Hei, Sana täällä".
- Vaikka näet puhelinnumeron saapuvan, se voi olla esimiehesi soittamassa työtoverisi matkapuhelimeen! Sain puhelun, jossa sanottiin: "Hei, mitä helvettiä?" voi antaa negatiivisen ja ei vakavan vaikutelman.
Vaihe 2. Keskity keskusteluun
Ole todella "mukana" keskustelussa. Lopeta kaikki tekemäsi ja käytä vähän aikaa valmistautumiseen.
- Laita kasvot, jotka haluat projisoida, ennen kuin nostat puhelimen. Sinulla on väliä, jos hymyilet, paheksut tai tunnet tylsistyneisyyttä, koska soittaja kuulee sen äänelläsi.
- Älä napsauta mitään Internetissä tai häiritse itseäsi puhelun aikana. Jos et kuuntele, soittaja voi ottaa selvää.
Vaihe 3. Nimeä itsesi ensin
Liiketoimintatilanteessa puhelun vastaanottaminen alkaa sanomalla nimesi ja yrityksesi, jossa työskentelet:”Hyvää huomenta, kiitos yhteydenotostasi PT: hen. A B C. Tanssin kanssa. Voinko minä auttaa?"
- Jos saapuva puhelu on yrityksen sisällä ja tiedät sen, voit hyväksyä sen ilmoittamalla osastosi ja nimesi: “Hei, rahoituksella, tanssi täällä. Voinko minä auttaa? " Tämä tervehdys osoittaa, että soittaja on yhteydessä oikeaan henkilöön ja olet valmis auttamaan. Pidä äänesi ystävällisenä, jotta puhelu on miellyttävämpi molemmille osapuolille.
- Monissa toimistotilanteissa puheluiden vastaanottamiseen on olemassa ohjeita, joita jokaisen työntekijän on noudatettava. Osoita aina olevasi vilpitön, vaikka olisitkin typerä tervehdyksestäsi - kuluttajat voivat kertoa, kuulostatko innostuneelta vai luetko vain näitä terveisiä: "Tervetuloa Tofu -taloon, joka on kaikkien tofujen koti!" kuulostaa naurettavalta, jos et sano sitä vakuuttavasti.
Vaihe 4. Hyväksy se sopivalla kohteliaisuudella
Ole kärsivällinen, kunnioittava ja miellyttävä. Tee parhaasi auttaaksesi soittajaa. Älä puhu liian rennosti, ennen kuin saat selville kuka soittaa.
- Jos soittaja ei esittele itseään, sano: "Voinko tietää kenelle puhun?". On tärkeää tietää kuka soittaa vain siltä varalta, että joudut soittamaan hänelle takaisin tai yhdistämään toisen puhelimen. Tämä ilmaisu antaa myös soittajalle tietää, että häntä kohdellaan kohteliaasti ja että hän on tärkeä henkilö. On tärkeää luoda hyvät työsuhteet ihmisten kanssa, jotka ottavat sinuun yhteyttä useammin kuin kerran.
- Yritä olla kuulostamatta töykeältä, vaikka olisit järkyttynyt. Muista, että työtilanteissa sanasi ja teosi heijastavat yritystä, jossa työskentelet. Jos vahingoitat yrityksesi nimeä, yrityksesi voi epäonnistua - eikä pomosi ota sitä kevyesti.
Vaihe 5. Valmistaudu merkitsemään viesti muistiin
Jos joku soittaa puhuaksesi pomollesi tai työtoverillesi, mutta sinä olet ainoa, joka vastaa puheluun, kysy kohteliaasti kuka soittaa ja kysy mitä kuuluu. Kuuntele huolellisesti ja tallenna mahdollisimman paljon asiaankuuluvaa tietoa:
- Jos henkilö, johon he haluavat ottaa yhteyttä, ei voi vastata puheluun, sano:”Anteeksi, mutta Pak Bambang ei ole tällä hetkellä toimistossaan. Saanko poistaa viestin?"
- Muista merkitä muistiin nimi, puhelinnumero ja soittamisen syy. Mittaa puhelun kiireellisyys - kuulostaako soittaja siltä, että hänellä on tehtävä kahden seuraavan tunnin tai viikon kuluttua? Jos puhelu on tärkeä yrityspuhelu, sinun on käsiteltävä asia mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti - joten varmista, että saat viestin pois tieltä mahdollisimman pian.
Vaihe 6. Ole varovainen soittaessasi yritystietoja
Jos et tunnista soittajaa ja hän pyytää tietoja sinusta ja toisesta työtoveristasi, varo antamasta liikaa yrityksesi sisäisiä tietoja.
- Vaikka soittaja kertoo nimen ja yrityksen, sinun on silti oltava varovainen, ellei hän ole luotettava soittaja. Jos et ole varma, keskeytä puhelu hetkeksi ja kysy työtoveriltasi neuvoa:”Onko meillä ollut liiketoimintaa herra Harisin kanssa? Hän esitti paljon kysymyksiä tämän yrityksen työprosessista ja kapasiteetista, ja halusin varmistaa, että hän oli luotettava henkilö.”
- Liiketoimintatilanteessa sano”Olen pahoillani, herra/rouva. Yrityksemme käytäntö kieltää meitä antamasta tällaisia tietoja. Saanko tietää, miksi tarvitset sitä? " ja tuomitse sieltä tuleva henkilö.
Tapa 2/3: Yksityisten puheluiden vastaanottaminen
Vaihe 1. Muokkaa terveisiä sen mukaan, kuka soittaa
Jos tiedät, kuka sinulle soittaa, puhelimen nimen ja kokemuksesi perusteella, osoita henkilölle ikään kuin tapaisit henkilökohtaisesti. Jos et tiedä kuka soittaa, ota puhelu virallisemmin ja odota, että soittaja sanoo mitä hän tarkoitti.
- Sano tavallinen kansainvälisesti hyväksytty tervehdys: "Hei?". Nosta puhelin hieman korotetulla äänellä tervehdyksen lopussa, kuten kyselevä ääni. "Hei?" Tämä saa soittajan vastaamaan tervehdykseesi ja useimmissa tapauksissa selittää, miksi hän soitti.
- Jos ystäväsi soittaa, tervehdi rennosti:”Hei, Jono! Miten menee, kaveri?"
- Jos esimiehesi, tuttavasi tai mahdollinen työnantaja soittaa, tervehdi heitä kohteliaammin, mutta hieman perehtyneenä:”Hyvää päivää, herra Sungkar. Mitä kuuluu?"
- Jos et tiedä kuka soittaa, sano jotain yksinkertaista, "Hei?"
Vaihe 2. Kun olet sanonut”Hei?
", odota vastausta. Kun sanot "Hei?", Pyydät soittajaa esittelemään itsensä. Katso alla olevaa esimerkkiä (sanasi lihavoituja soittajan sanat kursivoidaan:
- "Hei?"
- "Hei, Jono, tämä on Tono."
- "Hei Tono! Miksi, kaveri?"
- "Ei, halusin vain kysyä, onko sinulla tapahtuma tänä iltana? Haluan katsoa" Tähtien sota "-elokuvan täällä."
- "Haluatko katsoa" Tähtien sotaa "! Se on hullua, jos et!"
Vaihe 3. Luo tervehdys
Kun olet kokenut enemmän puheluiden vastaanottamisesta, voit alkaa kehittää tervehdysmalleja ja lauseita, joita käytät yhä uudelleen.
- Harkitse itsesi tunnistamista tervehdyksellä, kuten "Hei, tämä on Jono" tai "Jono on täällä".
- Harkitse luovuutta käyttämällä epämuodollisia muunnelmia "Hei?": "Hei!", "Haiyah!", "Hei, miten voit?" Tai "Hei, missä olet ollut?". Tämä epävirallinen tervehdys sopii puheluiden vastaanottamiseen ystäviltä ja ei-ammattimaisilta tuttavilta.
Vaihe 4. Määritä vastaajaviesti käytettäväksi silloin, kun et voi vastata puheluihin
Kuka tahansa ystävistä perheeseen pomosi kanssa kuulee vastaajaviestisi ajoittain, joten nauhoita se kohteliaasti ja turhaan. Pysy kaukana kepposista tai kepposista, ellet ole varma, että vain ystäväsi soittavat.
- Sano:”Tämä on Jonon vastaaja. Valitettavasti en voi ottaa puhelinta juuri nyt. Jätä viesti, niin soitan takaisin mahdollisimman pian.”
- Harkitse perheen äänitallenteiden asettamista, jos käytät lankapuhelinta. Sano: "Hei, tämä on Jono -perheen kanssa. Valitettavasti emme voi noutaa puhelinta juuri nyt. Jätä viesti, niin soitamme takaisin mahdollisimman pian!”. Voit pitää hauskaa näiden perhetallenteiden kanssa - yritä saada kaikki perheenjäsenesi puhumaan samanaikaisesti tai pyydä perheenjäseniä sanomaan osa viestistä erikseen.
- Pyydä soittajaa antamaan tietoja itsestäsi sen sijaan, että pyydät häntä jättämään viestin: "Kerro nimesi, puhelinnumerosi ja soittotarkoitus, niin soitan sinulle takaisin mahdollisimman pian." Tämä tarkempi menetelmä sopii paremmin puhelinnumeroosi, joka vastaanottaa yleensä paljon yrityspuheluita.
Tapa 3/3: Puheluiden vastaanottaminen tuntemattomista numeroista
Vaihe 1. Mieti, kuka saattaa soittaa sinulle
Jos odotat jonkun - uuden tuttavan, organisaatiosi tai mahdollisen työnantajan - puhelua, ota puhelu mielessäsi. Arvioi, onko kutsu hieman muodollisempi vai vähemmän muodollinen - mutta valitse muodollinen, joka tapauksessa.
- Vastaa tässä tapauksessa kohteliaasti ja puolivirallisesti. Yksinkertaisia terveisiä, kuten "Hei?" voidaan käyttää. Sinun ei tarvitse tunnistaa itseäsi suoraan - jos soittaja tuntee sinut henkilökohtaisesti tai hänellä on nimesi luettelossa, hän voi kysyä: "Hei, voinko puhua Jonon kanssa?"
- Jos puhelu sanoo "tuntematon" tai "estetty", sinun ei tarvitse vastata puheluun. Nosta puhelin halutessasi tai odota, onko soittaja jättänyt viestin vastaajaan vai ei. Voit soittaa hänelle takaisin, jos sinulla on tärkeitä asioita.
Vaihe 2. Varo ärsyttäviä puheluita
Jos saat puhelun ja puhelu osoittautuu typeräksi ja loukkaavaksi, se on luultavasti vain kepponen. Jotkut kiukkuiset soittajat ovat yleensä mautonta ja ilmeistä, mutta toiset soittavat yrittävät huijata sinua ajattelemaan, että puhelu on erittäin tärkeä. Käsittele kiukkuisia soittajia samalla tavalla kuin kiusaajaa: jos olet hiljaa ja seuraat heidän kiusaamistaan, he tuntevat voittaneensa. Voi olla hyödyllistä olla hiljaa ja teeskennellä olevansa ansa, jos arvaat kuka soittaa. Jotkut amerikkalaiset puhelinyritykset tarjoavat puhelunseurantapalveluja: jos valitset *69 puhelun katkaisun jälkeen, automaattinen viestipalvelu lähettää julkisia tietoja viimeksi soittamaasi numeroon.
Vaihe 3. Varo telemarkkinoijia
Jos saat puhelun tuntemattomasta numerosta ja soittaja alkaa kysyä sinusta, hän saattaa yrittää saada rahaa.
- Telemarkkinoijat soittavat päivittäin kymmenille ihmisille, ja useimmat heistä eivät ole kiinnostuneita siitä, mitä telemarkkinoija myy. Älä tunne syyllisyyttä sanomalla:”Kiitos, mutta en ole kiinnostunut. Hyvää iltapäivää”ja sulje sitten puhelin. Älä tuhlaa aikaa ja aikaa.
- Jos et halua vastaanottaa puheluita tältä yritykseltä, pyydä telemarkkinoijaa lisäämään numerosi "Älä soita" -luetteloon. Useimmat yritykset tekevät mitä haluat, eivätkä ne häiritse sinua enää.
- Jos olet kiinnostunut siitä, mitä telemarkkinoija myy, vastaa puheluun ja kuuntele ääni. Muista, että mitä kauemmin vastaat niihin, sitä enemmän he yrittävät myydä sinulle tuotteitaan!
- Jos hän haluaa puhua kanssasi tai jonkun muun perheenjäsenen kanssa, pyydä häntä kertomaan nimi ja organisaatio ennen kuin sanot mitään - ettet anna puhelinmarkkinoijalle liikaa tietoja! Jos hän on salainen eikä paljasta henkilöllisyyttään, pidä se mielessä - sinun ei tarvitse vastata.
Vinkkejä
- "Hei?" on tervehdys numero yksi. Tervehdyksesi kuulostaa aina kohteliaalta sanomalla "Hei?", Olipa soittaja ystävä, rakastaja, äiti, pomo, paikallinen poliisi tai muukalainen.
- "Soittajan tunnus" voi olla hyödyllinen. Jos saat selville kuka soittaa ennen kuin otat puhelun vastaan, voit olla paremmin valmistautunut puheluun.
- " Mitä ?" vai "huh?" Se ei ole hyvä tapa ottaa puhelu vastaan, vaikka et pidä soittajasta tai olet huonolla tuulella.
