Tiedostojen tallentaminen on tärkeä osa tietokoneen asiakirjojen, kuvien, videoiden tai muiden tiedostojen käsittelyä. Työn tallentaminen tarkoittaa sitä, että voit jatkaa sitä myöhemmin, jakaa tiedostoja muiden kanssa ja suojata työsi ohjelmavirheiltä ja epäonnistumisilta. Katso vaihe 1 alta, miten voit parhaiten tallentaa tiedostoja ja maksimoida työn tehokkuuden.
Vaihe
Menetelmä 1/2: hyvät säästökäytännöt
Vaihe 1. Tallenna usein
Ohjelma kaatuu usein odottamattomina aikoina. Suojaudu menetetyiltä työtunneilta tallentamalla tiedostoja säännöllisesti. Jos teet muutoksia tiedostoon, mutta et halua korvata alkuperäistä, käytä Tallenna nimellä -ominaisuutta ja tee kopio uudella tiedostonimellä.
Monissa ohjelmissa on automaattinen tallennustoiminto, joka tallentaa tiedoston jonkin ajan kuluttua. Tämä on erittäin hyödyllistä hätätilanteessa, mutta sen ei pitäisi korvata tapaa tallentaa tiedostoja usein
Vaihe 2. Anna tallennetulle tiedostolle hyödyllinen nimi
Kun tallennat ensimmäisen kerran uuden tiedoston, sinua pyydetään nimeämään tiedosto. Varmista, että tiedostonimen avulla voit helposti tunnistaa tiedoston ja että se sisältää tärkeitä tietoja, kuten tiedoston päivämäärän tai tekijän. Tämä auttaa sinua löytämään tarvitsemasi, kun haluat löytää tietyn tiedoston.
Vaihe 3. Tarkista tiedostomuoto
Kun tallennat tiedoston ensimmäistä kertaa tai teet uuden kopion Tallenna nimellä -komennolla, monien ohjelmien avulla voit muuttaa tiedostomuotoa. Tämä tehdään yleensä napsauttamalla avattavaa valikkoa tiedostonimen kentän alla.
Tiedostomuodon tarkistaminen on erittäin tärkeää, varsinkin jos annat tiedoston jollekin toiselle, jolla ei ehkä ole samaa ohjelmaversiota kuin sinulla
Vaihe 4. Järjestä tallennuskansio
Useimmat käyttöjärjestelmät luovat Asiakirjat -kansion tiedostojen oletusvarastoksi. Vaikka tällä on yleinen käsitys tiedostojen sijainneista, käytä aikaa luoda kansiojärjestelmä, joka auttaa sinua järjestämään useita tiedostoja.
- Käytä kansioita lajitellaksesi tiedostotyypin, projektin, päivämäärän tai minkä tahansa muun kriteerin mukaan.
- Useimmat uudet Windows -versiot käyttävät kirjastoja, joiden avulla voit tallentaa samantyyppisiä tiedostoja yhdelle alueelle. Tämä paikka ei ole todellinen sijainti, vaan pikemminkin kokoelma tiedostoja useista paikoista.
Vaihe 5. Opi pikanäppäimet
Voit säästää paljon aikaa painamalla pikanäppäimiä tallennettaessa tiedostoja, varsinkin jos tallennat tiedostoja usein. Useimmissa ohjelmissa tiedosto tallennetaan painamalla Ctrl+S (⌘ Cmd+S Macissa).
Monissa ohjelmissa on myös pikavalinta Tallenna nimellä -toimintoa varten. Nämä pikavalinnat vaihtelevat ohjelman mukaan. Esimerkiksi F12 avaa "Tallenna nimellä" -valintaikkunan Wordissa, kun taas Photoshop käyttää pikanäppäintä Shift+Ctrl+S
Vaihe 6. Varmuuskopioi tiedostot
Varmista, että varmuuskopioit usein tallennetut tiedostot, jotta et menetä tietoja tai tietokoneen vikoja. Tämä tarkoittaa Asiakirjat -kansiosta tallennettujen tiedostojen kopioimista ulkoiselle kiintolevylle tai lataamista pilvipalveluun.
Katso Wikihow -oppaasta lisätietoja tiedostojen varmuuskopioinnista
Tapa 2/2: Tiedostojen tallentaminen erityisohjelmiin
Vaihe 1. Tallenna tiedosto Microsoft Wordiin
Word on yksi maailman suosituimmista tekstinkäsittelyohjelmista. Tiedostojen tallentaminen Wordiin on siis tärkeä taito, joka sinulla on oltava. Katso Wikihow -oppaasta lisätietoja tiedostojen varmuuskopioinnista Wordissa.
Vaihe 2. Tallenna tiedosto PSD -kuvaksi Photoshopissa
Tallennettujen tiedostojen muodon muuttaminen on toinen tärkeä tietokoneen perustaito. Etsi Wikihow -artikkeleita, joissa selitetään, kuinka tiedosto tallennetaan PSD -kuvaksi Photoshopissa, mutta perussäännöt koskevat useimpia ohjelmia.
Vaihe 3. Tallenna kuva verkkosivustolta
Internet on täynnä monenlaista sisältöä, ja saatat löytää kuvia, jotka haluat tallentaa. Kaikkien verkkoselainten avulla voit helposti tallentaa kuvia tietokoneellesi, ja vastaavia vaiheita voidaan käyttää muun tyyppisten tiedostojen tallentamiseen verkkosivustoilta.
Vaihe 4. Tallenna Google -asiakirja
Pilvipohjaiset asiakirjaratkaisut ovat yhä suositumpia, ja saatat tehdä töitä Google Drivessa. Vaikka nämä tiedostot on aina tallennettu pilveen, voit ladata ja tallentaa ne tietokoneellesi, jotta voit avata ne ilman Internet -yhteyttä.
