Aakkosjärjestyksessä arkistointi on tapa järjestää asiakirjoja, jotka ovat tärkeitä sekä henkilökohtaisessa että työelämässä. Aakkosjärjestyksessä voit löytää ja palauttaa yksittäisiä tiedostoja nopeasti. Tämä varmistaa, että kaikki asiakirjat ovat suojattuja ja aina käsillä. Indonesian kielen aakkosjärjestyksessä on monia sääntöjä kohtuullisen arkistointijärjestelmän ylläpitämiseksi.
Vaihe
Osa 1/2: Arkistointi aakkosjärjestyksessä
Vaihe 1. Päätä, mitä aakkosjärjestelmää haluat käyttää
Vaikka se saattaa tuntua yksinkertaiselta, aakkosjärjestyksessä on useita vaihtoehtoja. Sinun on valittava yksi järjestelmä ja sovellettava sitä johdonmukaisesti.
- Kirjain kirjaimelta arkistointi perustuu jokaisen sanan jokaiseen kirjaimeen siinä järjestyksessä, jossa se esiintyy, ja jättää sanojen väliset välilyönnit huomiotta.
- Sana sanalta arkistointi tapahtuu lajittelemalla jokainen tiedosto kunkin sanan ensimmäisen kirjaimen perusteella.
- Yksikkökohtainen arkistointi ottaa jokaisen sanan, lyhenteen ja alkukirjaimen huomioon ja lajittelee ne. Tätä järjestelmää yleensä suositellaan toteutettavaksi.
Vaihe 2. Ryhmittele tiedostot
Kun sinulla on kaikki arkistoitavat tiedostot, päätä, miten ne ryhmitellään yhteen. Voit käyttää sanakirjamuotoa, jossa kaikki lajitellaan aakkosjärjestyksessä tiedostotyypistä tai tiedostoista riippumatta. Voit myös käyttää tietosanakirjamuotoa, jossa ryhmität tiedostot tyypin tai aiheen mukaan ja lajittelet ne sitten aakkosjärjestykseen.
Jos sinulla on erityyppisiä arkistoitavia tiedostoja (kuitit, veroilmoitukset, kirjeet jne.), Suosittelemme tietosanakirjamuodon käyttöä. Ryhmittele tiedostot ensin tyypin mukaan ja lajittele ne sitten aakkosjärjestykseen. Käytä reunuksia tai värikoodeja asiakirjojen erottamiseen
Vaihe 3. Indeksoi arkistoidut tiedostot
Indeksointi on tiedostonimen jokaisen osan ryhmittely sopiviksi yksiköiksi. Jos haluat indeksoida tiedostot ennen niiden arkistointia, sinun on jaettava kunkin tiedostonimen osat ja luotava uusi nimi, joka on aakkosjärjestyksessä ja eri kuin oletusnimi. Esimerkiksi:
- Oletetaan, että sinun täytyy indeksoida ja arkistoida seuraavat tiedostot: artikkeli anoa -nimellä”Anoa Eating Behavior”, johtavan anoa -asiantuntijan Jasmin A. Dahlian elämäkerta ja mainoslehtinen anoa -näyttelystä Jakartan eläintarhassa.
- Jasmin A. Dahlian elämäkerta on indeksoitu nimellä "Dahlia, Jasmin A.", koska arkistoinnissa sukunimen on oltava ensimmäinen, joten tiedostot arkistoidaan kirjainryhmään "D".
- Jos valitset luokitusmenetelmän, kuten sanakirjan, artikkeli “Anoa Eating Behavior” tulee indeksoida vastaavasti. Arkistoi sen mukaisesti kirjainryhmässä “P” (”käyttäytyminen”).
- Muussa tapauksessa voit indeksoida”Anoa Eating Behaviors” nimellä “Anoa, Eating Behaviors”, jos käytät tietosanakirjassa muotoiltua ryhmittelyä sen sijaan, että vain arkistoisit anoa-aiheiset tiedostot. Tämä tiedosto arkistoidaan sitten kirjainryhmään "A".
- Mainosesite voidaan indeksoida nimellä "Anoa, näyttely (Jakartan eläintarha)", jos ennustat, että anoa -näyttelyssä on paljon materiaalia. Voit esimerkiksi indeksoida toisen tiedoston nimellä "Anoa, näyttely (Bandung Zoo).
- Muussa tapauksessa mainosesite voidaan indeksoida nimellä "Jakartan eläintarha, (Anoa -näyttely)", jos odotat vastaanottavasi useita Jakartan eläintarhaan liittyviä tiedostoja tai jos haluat käyttää tietosanakirjamuodossa ryhmittelyä maantieteellisen sijainnin mukaan.
Vaihe 4. Lajittele tiedostot aakkosjärjestyksessä hakemistonimen mukaan
Yleinen sääntö aakkosjärjestyksessä on järjestää tiedostot A (ensimmäinen) - Z (viimeinen). Määritä erotus ja järjestys erityistietojen avulla, jotta voit erottaa tiedostot. Esimerkiksi:
- Edellisessä vaiheessa indeksoitu järjestys voi olla jotain tällaista (käytetystä järjestelmästä riippuen): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakartan eläintarha (Anoa -näyttely)" ja "Anoa Eating Behavior" TAI "Anoa, näyttely (Jakarta Eläintarha)) "," Anoa, syömiskäyttäytyminen "ja" Dahlia, Jasmin A. ".
- "Kenguru" -tiedostot lajitellaan "Elephant" -tiedostojen jälkeen. "Kirahvi" -tiedostot ovat välissä, ja "Anoa" -tiedostot tilataan ennen "Karhua" ja "Lampaita". Siten järjestys on: "Anoa", "Karhu", "Lampaat", "Elefantti", "Kirahvi", "Kenguru".
- Jos lisäät myöhemmin "Armadillo" -tiedostot, ne ovat "Anoa" -merkin jälkeen. Koska molemmat alkavat kirjaimella "A", sinun on tarkasteltava A -kirjainta ("N" anoa ja "R" "armadillo") järjestyksen määrittämiseksi. Uusi järjestys on siis: "Anoa", "Armadillo", "Karhu", "Lampaat", "Elefantti", "Kirahvi", "Kenguru".
Vaihe 5. Merkitse tiedostokansio
Jotta arkisto olisi helppo löytää, merkitse jokaiseen arkistokansioon sen tiedoston hakemistonimi. Tämä menetelmä helpottaa myös uusien tiedostojen arkistointia järjestyksessä.
- Laita arkisto sen kansioon.
- Olisi helpompaa, jos kansio olisi värikoodattu sen käytettävyyden parantamiseksi. Jos esimerkiksi käytät tietosanakirjamuodon ryhmittelyä, kullekin ryhmälle määritetään oma väri ja jokaisen ryhmän jokaiselle tiedostolle on merkitty sen väri.
Vaihe 6. Dokumentoi indeksointi- ja arkistointijärjestelmä
Indeksointi- ja arkistointijärjestelmäsi on otettava käyttöön johdonmukaisesti. Varmista, että kaikki, joilla on pääsy tiedostoon, tietävät järjestelmän, jossa se toimii. Voit esimerkiksi luoda tai jakaa asiakirjan, joka sisältää arkistointijärjestelmän sääntöjen tiedot. Tämä auttaa kaikkia käyttämään arkistointijärjestelmää tehokkaasti.
Vaihe 7. Arkistoi uusi tiedosto oikein
Aseta tiedostot kaappiin hakemistonimen ja aakkosjärjestyksen mukaan järjestelmän mukaan. Siirrä tarvittaessa nykyinen tiedosto sisällyttämään uusi tiedosto oikeaan paikkaan.
Osa 2/2: Erikoistapausten käsittely
Vaihe 1. Arkistoi tiedostot tärkeiden ehtojen mukaisesti
Joskus tiedostojen arkistointi on helpompaa avainsanan mukaan kuin siellä luetellun otsikon tai nimen perusteella. Tämä varmistaa, että tiedostot voidaan indeksoida ja hakea käyttämällä loogisimpia termejä. Esimerkiksi:
"Ensimmäinen pankki Jakartassa" voidaan indeksoida ja arkistoida nimellä "Jakarta, ensimmäinen pankki". "Jakarta" on avainsana tässä merkinnässä "First" tai "Bank" sijasta, varsinkin jos sinulla on muita samankaltaisia tiedostoja, kuten "First Bank in Bandung" tai "First Bank in Medan"
Vaihe 2. Lajittele nimet sukunimen mukaan
Vakioarkisto suosittelee, että ihmisten sukunimet indeksoidaan ensin, koska niitä pidetään merkittävinä termeinä.
- Siksi”Jasmin A. Dahlia” indeksoidaan ja arkistoidaan nimellä “Dahlia, Jasmin A.”.
- Lisää otsikko (Dr., Ir jne.) Loppuun. Esimerkiksi "Dr. Jasmin A. Dahlia”on indeksoitu ja arkistoitu nimellä“Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Yleensä nimet lajitellaan niiden oikeinkirjoituksen mukaan kirjaimittain. Esimerkiksi "MacDonald" on ennen "McDonaldia". Siksi "D", "L", "Le", "de" jne. pidetään osana nimeä eikä erillisenä yksikkönä. Tämä koskee yleensä vieraita nimiä. Esimerkiksi tiedostot "Heinlein", "Le Guin", "L'Engle" ja "Wolfe" on lajiteltu oikein (EI "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Poikkeus tähän sääntöön pätee yleensä silloin, kun henkilön nimi on osa yrityksen tai organisaation nimeä. Käsittele tällöin henkilön nimeä yksikönä yrityksen nimessä. Esimerkiksi “Jasmin A. Dahlia Tuholaistorjuntapalvelut” on merkitty kirjainryhmään”J”, eikä sitä ole indeksoitu nimellä”Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services”.
Vaihe 3. Ohita artikkelit, konjunktiot ja prepositiot
Artikkeleita (esim. "A", "an" ja "the" englanniksi), konjunktioita (esim. "And", "but" ja "or") ja prepositioita (esim. "With", "from" ja " to”) yleensä ohitetaan indeksoinnissa ja arkistoinnissa aakkosjärjestyksessä, koska sitä ei pidetä merkittävänä terminä. Tämä pätee, vaikka tiedostonimen muodostavat artikkelit, yhdistelmät tai prepositiot. Esimerkiksi:
- Tiedosto, jonka otsikko on”Emu Feeding Practices” -tutkimus, on arkistoitu E -kirjainryhmässä,”Emu” (merkittävä sana tiedoston otsikossa)”an” -kirjaimen”A” sijaan, koska tämä on Englantilainen artikkeli.
- "Dahlia ja Soetono, tuholaistorjuntapalvelut" on lueteltu "Dahlia, Jasmin A." Hakemistonimet alkavat molemmat kirjaimilla "Dahlia", joten järjestysmääritys siirretään seuraavaan merkittävään termiin (tässä tapauksessa "Soetono" ja "Jasmin") arkistointijärjestyksen määrittämiseksi. Ohita sana "ja", koska se ei ole merkittävä.
Vaihe 4. Käsittele lyhenteitä ikään kuin ne lausuttaisiin
Arkistoinnissa saatat kohdata lyhenteitä, kuten "Tbk". (lyhenne sanoista "Open"). Yleensä indeksoit ja arkistoit tiedostot kuin sana, ei vain merkkijono.
Esimerkiksi "Jasmin A. Dahlia Mining Company" arkistoidaan "Jasmin A. Dahlia Tbk." -Julkaisun jälkeen
Vaihe 5. Tallenna numerot tavalliseen tapaan
Kun arkistoit tiedostot aakkosjärjestyksessä, näet tiedostot, joissa on numeroita. Yleensä nämä tiedostot arkistoidaan tavalliseen tapaan sen sijaan, että ne olisi kirjoitettu. Numerot arkistoidaan myös ennen kirjeitä.
- Esimerkiksi "3 päivää ikuisesti" arkistoidaan ennen "100 liiketoimintavinkkiä" (koska "3" tulee ennen "100").
- Kaupankäyntivihjeet ja osakepelivinkit arkistoidaan 100 liiketoimintavihjeen jälkeen, koska numerot on järjestetty ennen kirjaimia.
- Kirjoitettuja numeroita käsitellään sanoina numeroiden sijaan. Esimerkiksi tiedostot "100 suurta johtajaa liike -elämässä", "Kaksisataa tehokasta vinkkiä liiketoiminnan harjoittamiseen" ja "vinkit liiketoiminnan harjoittamiseen" ovat kunnossa.
- Jos se kuitenkin helpottaa hakemuksesi jättämistä, voit vapaasti tehdä poikkeuksen ja lajitella numerot aina kuin ne olisi kirjoitettu.
Vaihe 6. Käsittele erikoismerkkejä
Kaikki indeksoinnin aikana esiintyvät ei-aakkoselliset tai muut kuin numeromerkit tulee ottaa huomioon. Kuitenkin liittyvien merkkien käsittely riippuu tyypistä:
- Välimerkit (kuten heittomerkit, pisteet ja pilkut) jätetään yleensä huomiotta. Esimerkiksi Washingtonin paras kahvi- ja Washington State Fair -tiedostot arkistoidaan järjestyksessä.
- Yleensä diakriitikot jätetään huomiotta ja niitä pidetään liittyvinä kirjeinä. Esimerkiksi "clair" arkistoidaan nimellä "Eclair" ja "ber" nimellä "Uber". Menetelmää ei kuitenkaan sovelleta, jos arkistoit tiedoston aakkosjärjestyksessä kielellä, joka käyttää diakriittisiä kirjaimia, joten kyseisen kielen normaalia aakkosjärjestystä on noudatettava.
Vaihe 7. Käytä tarvittaessa "mitään ennen jotain" -sääntöä
Tyypillisesti välilyöntejä (myös välimerkkejä ja muita ohitettavia elementtejä) ei oteta huomioon, kun arkistoidaan aakkosjärjestyksessä. Jos kuitenkin kohtaat tiedostoja, jotka alkavat samalla tavalla, käytä välilyöntiä tai "mitään ennen jotain" -sääntöä arkiston järjestyksen määrittämiseen.
- Esimerkiksi "Bank Jakarta", "Bank Bandung" ja "Bank Medan" tiedostot arkistoidaan tässä järjestyksessä.
- Näin ollen tiedosto "Dahlia, Jasmin A." oli ennen "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Vaihe 8. Erota tiedosto tarvittaessa tarkemmilla tiedoilla
Harvoissa tapauksissa aakkoselliset tiedot eivät riitä määrittämään tiedostojen järjestystä. Jos niin. Käytä lisätietoja tiedostojen hakemistoon ja arkistointiin. Merkitse jokaiseen tiedostoon lisätietoja, jotta ne voidaan erottaa toisistaan. Esimerkiksi:
- Jos sinulla on tiedostoja kahdelle henkilölle nimeltä Jasmin A. Dahlia, lajittele ne syntymäajan mukaan. Tiedosto "Dahlia, Jasmin A. (syntynyt 1853)" tulee ennen "Dahlia, Jasmin A. (syntynyt 1967).
- Voit myös lajitella tiedostot maantieteellisen sijainnin mukaan. Jos sinulla on tiedostoja kolmesta eri pankista kolmesta eri paikasta ja jokaisella pankilla on nimi "Bank Mandiri", lajittele se seuraavan esimerkin mukaisesti: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Jakarta)" ja "Bank" Mandiri (Medan) ".
- Siksi, jos sinulla on kaksi tiedostoa karhuista tai karhutyypeistä, erota ne edelleen lajeittain, maantieteellisestä sijainnista ja niin edelleen. Esimerkiksi tiedostot "Karhu, suklaa" ja "Karhu, Polar" (järjestyksessä) tai tiedostot "Karhu (Eurooppa)" ja "Karhu (Pohjois -Amerikka)" (järjestyksessä).
Vaihe 9. Ilmoita kaikista poikkeuksista ja erityissäännöistä
Varmista, että kaikki tiedostojasi käyttävät henkilöt ovat tietoisia poikkeuksista arkistointijärjestelmän vakio -ohjeisiin. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki käyttävät arkistointijärjestelmää oikein ja tehokkaasti.
