Muutoksenhallintasuunnitelmia on kahdenlaisia. Ensimmäinen suunnitelmatyyppi koskee muutoksen vaikutuksia organisaatioon, mikä helpottaa siirtymistä. Toisen tyyppinen suunnitelma seuraa tiettyjä hankkeen muutoksia, mikä johtaa selkeään kirjaukseen hankkeen laajuuden muutoksista. Molempien suunnitelmien tarkoituksena on selkeästi ja tarkasti kertoa, mitä on tehtävä.
Vaihe
Menetelmä 1/2: Organisaatiomuutoksen hallintasuunnitelman kirjoittaminen
Vaihe 1. Näytä muutoksen syy
Listaa tekijät, jotka saivat päätöksen muuttumaan, kuten huono suorituskyky, uusi tekniikka tai organisaation tehtävän muutos.
Yksi lähestymistapa, jota voidaan käyttää, on kuvata nykyinen tilanne ja tuleva tilanne, jonka organisaatio haluaa luoda
Vaihe 2. Määritä muutoksen tyyppi ja laajuus
Kuvaile lyhyesti muutosprojektin luonnetta. Määritä, vaikuttaako tämä muutos tehtävänimikkeeseen, liiketoimintaprosesseihin, käytäntömuutoksiin ja/tai organisaatiorakenteeseen. Luettele osastot, työryhmät, järjestelmät tai muut osat, joita muutetaan.
Vaihe 3. Kuvaile sidosryhmien tukea
Luettele kaikki osapuolet, joihin ehdotettu muutos vaikuttaa, esimerkiksi ylin johto, projektipäälliköt, projektin sponsorit, loppukäyttäjät ja/tai työntekijät. Kirjoita jokaiselle osapuolelle, tukeeko puolue muutosta.
- Harkitse kaavion luomista kommunikoidaksesi tämän selvästi ja ytimekkäästi. Yksi esimerkki on luetella kunkin osapuolen tietoisuus, tuen taso ja vaikutusvalta korkean/keskinkertaisen/matalan asteikon mukaan.
- Jos mahdollista, suorita henkilökohtainen haastattelu tuen mittaamiseksi.
Vaihe 4. Muodosta muutoksenhallintaryhmä
Tämä tiimi on vastuussa tietojen toimittamisesta kaikille osapuolille, kuuntelemisesta huolenaiheista ja sen varmistamisesta, että muutosprosessi on mahdollisimman sujuva. Valitse ihmisiä, joilla on uskottavuutta organisaatiossa ja hyviä kommunikointitaitoja.
Tässä tiimissä pitäisi olla myös ylimmän johdon jäseniä. Korosta, että he ovat vastuussa muutoksen edistämisestä, eivät vain hyväksynnän antamisesta
Vaihe 5. Kehitä lähestymistapa johtamiseen
Organisaation tärkeiden henkilöiden täysi tuki on erittäin tärkeää muutoksen onnistumisen kannalta. Anna ylemmille työntekijöille tilaisuus antaa palautetta ja työskennellä heidän kanssaan aktiivisen roolin luomisessa muutoksen osoittamiseen ja johtamiseen.
Vaihe 6. Luo suunnitelma kullekin asiasta kiinnostuneelle
Arvioi kaikkien osapuolten, myös muutosta tukevien, riskit ja huolet. Määritä johtoryhmä käsittelemään huolenaiheet.
Vaihe 7. Luo viestintäsuunnitelma
Viestintä on muutoksenhallinnan tärkein osa. Kommunikoi säännöllisesti muutoksen kohteena olevien ihmisten kanssa. Korosta muutoksen syitä ja muutoksen hyötyjä.
- Asianomaisten osapuolten tulisi hyväksyä kaksipuolinen henkilökohtainen viestintä. Tapaamiset kasvotusten tai kasvotusten ovat erittäin tärkeitä.
- Viestinnän tulee tapahtua korkean tason muutossponsorilta, välittömältä esimieheltäsi ja muilta, joihin sidosryhmät luottavat. Kaikessa viestinnässä on välitettävä johdonmukainen viesti.
Vaihe 8. Seuraa ottelua
Aina on niitä, jotka vastustavat muutosta. Tämä ottelu on yksilötasolla. Joten kommunikoi henkilön kanssa ymmärtääksesi heidän perustelunsa. Seuraa valituksia, jotta muutoksenhallintaryhmä voi käsitellä niitä. Yleisiä syitä vastustuskykyyn ovat:
- Ei motivaatiota muutokseen, ei kiireellisyyttä
- Ei ymmärrä yleistä tilannetta tai miksi muutosta tarvitaan
- Panoksen puute prosessissa
- Epävarmuus työn turvallisuudesta, tulevista rooleista tai tulevista tehtävistä vaadittavista vaatimuksista ja taidoista.
- Johto ei täytä odotuksia muutoksen toteuttamisesta tai viestinnästä
Vaihe 9. Voittaa esteet
Monet valitukset on ratkaistava parantamalla viestintää tai muuttamalla viestintästrategioita tiettyjen ongelmien ratkaisemiseksi. Jotkut valitukset vaativat lisälähestymistapaa, jonka voit mahdollisesti sisällyttää osaksi suunnitelmaa tai jonka voit siirtää johtoryhmälle, jotta he voivat tehdä tarvittavan. Mieti, mitkä vaiheet ovat sopivia organisaatiossasi:
- Vaihda rooleja tai työprosesseja priorisoimalla työntekijöiden koulutus.
- Jos ennustat alhaista moraalia tai stressaavaa siirtymäkautta, käsittele yrityksen tapahtumia tai työntekijöiden etuja.
- Jos asianomaiset eivät ole motivoituneita muuttamaan, kannusta.
- Jos asianosaiset eivät koe olevansa mukana muutosprosessissa, kutsu koolle palaute keräämään ja harkitsemaan suunnitelmien muuttamista.
Tapa 2/2: Hankkeen muutosten seuranta
Vaihe 1. Määritä muutoksenhallinnan rooli
Tee luettelo tehtävistä nimitettävistä tehtävistä. Kuvaile kunkin tehtävän edellyttämät vastuut ja taidot. Sisällytä vähintään projektipäällikkö päivittäisiin muutoksiin ja projektin sponsori, joka seuraa yleistä edistymistä ja tekee suuria muutospäätöksiä.
Jos kyseessä on laaja hanke suuressa organisaatiossa, jaa projektinjohtotehtävä useille henkilöille, joilla on erikoisosaamista
Vaihe 2. Harkitse muutoksenhallintakortin luomista
Ohjelmistokehitysprojekteissa on yleensä muutoksenhallintalautakunta, joka koostuu kunkin asianomaisen ryhmän edustajista. Tämä hallitus hyväksyy muutospyynnöt, ei projektipäällikkö ja välittää päätökset asiasta kiinnostuneille. Tämä lähestymistapa toimii hyvin hankkeissa, joissa on useita ryhmiä, ja hankkeissa, joiden vähimmäisalue ja tavoitteet edellyttävät usein uudelleenarviointia.
Vaihe 3. Luo prosessi muutospyyntöjen toteuttamiseksi
Kun muutosryhmän jäsen on keksinyt seuraavan askeleen, kuinka voit muuttaa idean todellisuudeksi? Kuvaile tätä prosessia ryhmän suostumuksella. Esimerkki:
- Tiimin jäsenet täyttävät muutospyyntölomakkeen ja lähettävät sen projektipäällikölle.
- Projektipäällikkö syöttää lomakkeen muutospyyntötietueeseen ja säätää tätä tietuetta, kun muutokset toteutetaan tai hylätään.
- Johtaja pyytää tiimin jäseniä kirjoittamaan tietyn suunnitelman ja arvioimaan, kuinka paljon työtä tarvitaan.
- Projektipäällikkö lähettää suunnitelman hankkeen sponsorille hyväksyttäväksi tai hylättäväksi.
- Toteuta muutokset. Asianomaisille osapuolille tiedotetaan säännöllisesti kehityksestä.
Vaihe 4. Luo muutospyyntölomake
Alla olevat tiedot on sisällytettävä joka kerta, kun muutospyyntö tehdään ja tallennetaan muutoslokiin:
- Vaihda pyyntöpäivä
- Muutospyynnön numero, jonka projektipäällikkö on antanut
- Otsikko ja selitys
- Hakijan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Prioriteetti (Korkea, Keskitaso tai Matala). Muutoksenhallintasuunnitelmat voivat vaatia tiettyjä määräaikoja.
- Tuote ja versionumero (ohjelmistoprojekteille)
Vaihe 5. Anna lisätietoja muutosmuistiinpanoihin
Muutostietueiden tulisi kirjata päätökset ja täytäntöönpano. Muutospyyntölomakkeesta kopioitujen tietojen lisäksi sinun on valmisteltava paikka kirjoittaa seuraavat asiat:
- Merkki hyväksynnästä tai hylkäämisestä
- Pyynnön hyväksyvän tai hylkäävän henkilön allekirjoitus
- Muuta täytäntöönpanon määräaikaa
- Vaihda valmistumispäivä
Vaihe 6. Seuraa tärkeitä päätöksiä
Päivittäisten muistiinpanojen lisäksi tärkeiden päätösten seuraaminen on hyödyllistä hankkeelle. Näiden tietueiden avulla on helpompi seurata pitkäaikaisia hankkeita tai hankkeita, joiden johtajuus muuttuu. Nämä tietueet voivat myös ohjata viestintää asiakkaiden tai ylimmän johdon kanssa. Jos haluat muuttaa määräaikoja, hankkeen laajuutta tai vaatimuksia, prioriteettitasoa tai strategiaa, sisällytä seuraavat tiedot:
- Ihmiset, jotka tekevät päätöksiä
- Päätöspäivä
- Yhteenveto päätöksen syistä ja päätöksentekoprosessista. Sisällytä tähän prosessiin liittyvät asiakirjat.
