Useimpien vanhempien on otettava yhteyttä lapsensa opettajaan vähintään kerran lukuvuodessa eri syistä, esimerkiksi sairauden aiheuttaman loman pyytämisestä tai jopa keskustelusta lapsen ongelmista. Useimmat opettajat käyttävät sähköpostia, mikä helpottaa ja nopeuttaa kirjeenvaihtoa, mutta voit myös kirjoittaa kirjeitä tai muistiinpanoja. Oikealla kirjeellä tai sähköpostilla voit luoda avoimen ja vahvan viestinnän lapsesi opettajan kanssa.
Vaihe
Tapa 1 /2: Sähköpostin lähettäminen
Vaihe 1. Tiedä milloin sähköpostiviesti lähetetään
On useita syitä, miksi haluat ottaa yhteyttä lapsesi opettajaan, johdannosta vakavampiin asioihin keskustelemiseen. Seuraavassa on joitain yleisiä syitä ottaa yhteyttä lapsesi opettajaan:
- Esittele itsesi, kun muutat tai kun lapsesi alkaa opiskella uudessa koulussa.
- Keskustele ongelmasta.
- Kysy lapsen työstä tai edistymisestä.
- Pyydä tapaamaan.
- Kerro opettajalle erityisistä ongelmista, kuten lapsen erityistarpeista tai perheongelmista.
- Pyydä lupa, kun lapsi on poissa sairauden tai muiden tarpeiden vuoksi.
Vaihe 2. Kerää tarvittavat tiedot kirjoittaaksesi täydellisen ja ammattimaisen sähköpostin opettajalle
Täydelliset tiedot tehostavat viestintää ja osoittavat, että kunnioitat opettajaa ja otat keskustelut vakavasti.
- Kysy lapseltasi opettajan nimi tai etsi opettajan nimi koulun verkkosivuilta.
- Valmista kopiot tarvittavista asiakirjoista, kuten lääkärin diagnoosi ja lapsen sijoitusasiakirjat, jos lapsellasi on erityistarpeita.
Vaihe 3. Luo ensimmäinen luonnos sähköpostista keräämiesi tietojen perusteella
Luonnosten avulla voit kuvata ongelmasi kokonaan. Kun olet valmis, lue luonnos uudelleen ja muokkaa sitä tarvittaessa.
- Vältä sähköpostiosoitteesi kirjoittamista Vastaanottaja -kenttään, jotta et vahingossa lähetä sähköpostiluonnosta.
- Pidä luonnoksesi mahdollisimman lyhyenä ja ytimekkäänä.
- Kirjoita sähköpostit henkilökohtaisella, kohteliaalla ja ammattimaisella äänellä.
- Esittele itsesi. Kerro lapsesi nimi ja selitä, miksi kirjoitit sähköpostin. Esimerkiksi: "Rakas rouva Jasmin, nimeni on Ros, ja olen Upinin ja Ipinin vanhempi. Kirjoitan tämän kirjeen, koska ymmärrän, että Upinilla on vaikeuksia seurata matematiikkaa."
- Tee sähköpostin ytimestä 1–3 kappaletta pitkä ja kerro ongelma, jonka haluat ratkaista. Voit myös kysyä tapoja tukea lastasi rakentavasti.
- Sulje sähköposti sanomalla kiitos ja lisää yhteystietosi jatkokäsittelyä varten. Esimerkiksi "Kiitos huomiostasi. Opettaja voi ottaa minuun yhteyttä sähköpostitse tai +628123456789. Toivon, että Upinin ongelma voidaan ratkaista pian avullasi."
Vaihe 4. Tee sähköpostista positiivinen huomio
Kun kirjoitat luonnosta, pidä sähköpostisi sävy mahdollisimman positiivisena. Saatat ärtyä nopeasti, kun käsittelet lapsesi ongelmia, mutta positiivisen ja ennakoivan sävyn ylläpitäminen sähköpostissa voi avata avoimen ja tuottavan vuoropuhelun lapsesi opettajan kanssa.
- Vältä syyttävän kielen käyttöä lapsesi opettajan luona.
- Käytä sanoja, kuten "hanki", "tee yhteistyötä" ja "puhu".
- Käytä adjektiiveja, kuten "positiivinen" ja "ennakoiva".
- Yhdistä sanat lauseisiin, kuten "Upinin mukaan hänellä on vaikeuksia oppia matematiikkaa. Haluamme tietää, kuinka muuttaa sitä ja miten voimme auttaa opettajaa parantamaan Upinin kykyjä."
Vaihe 5. Ole rehellinen kirjoittaessasi sähköposteja
Lapset ovat rehellisiä olentoja, ja kirjeessäsi olevat valheet voivat tulla lapsesi kielestä. Kirjoita sähköposti mahdollisimman rehellisesti, mutta säilytä sähköpostin ammattimainen sävy.
Siirry suoraan asian ytimeen. Esimerkiksi: "Minun on työskenneltävä museossa ja haluan viedä poikani opiskelemaan. Onko hänen täytettävä kotitehtävänsä ennen kuin hän palaa kouluun perjantaina?"
Vaihe 6. Lue ja muokkaa sähköpostisi
Kun olet kirjoittanut karkean luonnoksen sähköpostista, mieti sähköpostin sisältöä ja sävyä ja muokkaa tarvittaessa sähköpostia. Sähköpostin muokkaamisen avulla voit lisätä tai poistaa sähköpostin tekstin sekä löytää oikeinkirjoitus-, välimerkkejä ja kielioppivirheitä.
- Varmista, että tarkistetussa sähköpostissa on rehellinen ja ennakoiva tervehdys, kirje ja loppu.
- Lue kirje ääneen auttaaksesi havaitsemaan virheitä tai lauseita, jotka saattavat kuulostaa syyttäviltä.
- Harkitse kirjeesi lukemiseen kumppanin, ystävän tai koulutusasiantuntijan apua. Henkilö, jolta pyydät apua, voi ehdottaa kirjeen vahvistamista tai ammattimaisuutta.
Vaihe 7. Kun olet muokannut luonnosta, kirjoita ystävällinen ja ammattimainen päätösviesti ja tervehdys, jotta lapsesi opettaja ottaa vastaan kirjeen
Lopettavat viestit ja ystävälliset tervehdykset avaavat myös tien rakentavalle vastaukselle.
- Kirjoita terveisiä lapsesi opettajan lempinimellä. Esimerkiksi "jasmin rouva", jota seuraa pilkku.
- Vältä käyttämästä opettajan etunimeä, ellei opettaja ole jo tavannut ja tarjoutunut kutsumaan häntä hänen etunimellään.
- Lopeta tervehdyksellä ja sen jälkeen pilkulla. Voit myös kirjoittaa "Toivomme, että tämä kirje kiinnittää huomionne, rouva, kiitos" ja odottaa vastausta lapsenne opettajalta.
- Kerro nimesi ja yhteystietosi.
Vaihe 8. Liitä asianmukainen dokumentaatio sähköpostistasi riippuen lapsesi opettajalle
Viitteet auttavat lapsesi opettajaa ymmärtämään ongelmasi.
Valmistele viitetiedosto helposti avattavassa muodossa
Vaihe 9. Kirjoita muistiin opettajan sähköpostiosoite, johon haluat lähettää sähköpostiviestin
Tarkista lapsesi koulun verkkosivustolta, että sähköpostiosoite on oikea.
- Lähetä sähköpostia muille asianomaisille osapuolille, kuten puolisoille tai muille valtuutetuille opettajille.
- Harkitse itsesi sisällyttämistä BCC: hen varmistaaksesi, että sähköposti toimitetaan.
Vaihe 10. Muokkaa sähköpostin lopullista luonnosta lukemalla luonnos vielä kerran ennen lähettämistä
Muokkaaminen välttää tiettyjen tietojen unohtamisen tai sähköpostivirheiden unohtamisen.
Vaihe 11. Anna lapsesi opettajalle aikaa vastata
Opettajat ovat kiireisiä olentoja, joten he eivät välttämättä aina pysty vastaamaan sähköposteihisi tai kiinnittämään niihin huomiota heti. Odota hetki, ennen kuin soitat opettajalle takaisin.
- Kirjoita päivämäärä muistiin, jos tarvitset nopean vastauksen.
- Lähetä kirje tai sähköposti uudelleen, jos sähköpostiisi ei ole vastattu viikon kuluttua.
Tapa 2/2: Kirjallisten kirjeiden lähettäminen
Vaihe 1. Tiedä milloin lähettää kirjallinen kirje
Kirjalliset kirjeet ovat henkilökohtaisempia kuin sähköpostit, ja ne ovat välttämättömiä joissakin tapauksissa. Voit halutessasi lähettää kirjallisen kirjeen, kun:
- Kiitos.
- Esittele itsesi lyhyesti.
- Pyydä lupa, kun lapsesi on sairas tai ei voi käydä koulua.
Vaihe 2. Kirjoita kirje mahdollisimman siististi, jotta lapsesi opettaja voi lukea
Varmista, että käsinkirjoituksesi on helppo lukea.
- Jos kirjoituksesi on huono, kirjoita hitaasti, jotta kirjoituksesi on selkeämpi.
- Vältä kirjoittamista lyijykynillä tai kynillä, jotka haalistuvat helposti. Käytä mieluiten kuulakärkikynää.
- Harkitse luonnostelua tietokoneella ja kirjoita sitten kirje käsin. Luonnosten avulla voit miettiä, mitä haluat kirjoittaa selkeämmin.
- Kirjoita halutessasi kirje tietokoneeseen, tulosta se ja allekirjoita sitten kirje.
Vaihe 3. Kirjoita kirje
Jos päätät kirjoittaa kirjeen manuaalisesti, toimi samalla tavalla kuin sähköpostin kirjoittaminen edellisessä vaiheessa. Jos asia, josta haluat puhua, ei kuitenkaan ole liian vakava, kuten kiitosviesti, sinun ei tarvitse kirjoittaa luonnosta useita kertoja.
- Käytä hyvää paperitavaraa, jos sinulla on sellainen. Mutta jos ei, käytä puhdasta paperia, joka ei ole rypistynyt.
- Kirjoita päivämäärä kirjeeseen.
- Kirjoita päivämäärän alle tervehdys, esimerkiksi "Neiti Jasmin" ja sen jälkeen pilkku.
- Käytä samoja elementtejä kuin sähköpostielementit edellisessä vaiheessa ja varmista, että kirjeesi on lyhyt ja ytimekäs. Esimerkiksi: "Neiti Jasmin, olen Ros, Upinin ja Ipinin vanhempi. Kiitos, että autat Upinia ymmärtämään matematiikkaa. Koulun jälkeen hän kysyy rouva Jasminilta usein kysymyksistä, joita hän ei ymmärrä. Jos voin auttaa jotakin Ymmärrä paremmin. Kerro minulle. Kiitos. Ros."
- Allekirjoita kirjeesi ja kirjoita tarvittaessa nimesi.
Vaihe 4. Tarkista kirjeesi ennen lähettämistä, jotta vältät virheet, puuttuvat tiedot tai haalistunut muste ja lukukelvottomat osat
Kirjoita kirje uudelleen, jos löydät kohtalokkaan virheen
Vaihe 5. Lähetä kirje
Voit lähettää kirjeen useilla tavoilla, riippuen kirjeen muodollisuudesta tai kiireellisyydestä, esimerkiksi:
- Postitse. Muista mainita kirjeessä opettajan nimi ja sisällyttää kirjeeseen koulun osoite.
- Lähetin itse. Lähetä oma kirje koululle. Koulun henkilökunta toimittaa sen lapsesi opettajalle.
- Lapsesi kautta. Voit myös jättää kirjeen lapsellesi, mutta hän saattaa unohtaa antaa sen. Halutessasi voit laittaa kirjeen lapsesi koulupukuun.
