Riskienhallintasuunnitelman kehittäminen (kuvilla)

2024 Kirjoittaja: Jason Gerald | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-16 11:09

Tehokkaan riskienhallintasuunnitelman kehittäminen voi estää pieniä ongelmia kasvamasta suuriksi. Eri tyyppiset riskienhallintasuunnitelmat voivat käsitellä tapahtuman todennäköisyyden laskemista, sen vaikutusta sinuun, mitä riskejä ovat spekulatiivisia ja miten näihin riskeihin liittyviä ongelmia voidaan lievittää. Suunnittelu auttaa selviytymään vaikeista tilanteista ja ehkäisemään niitä.

Vaihe

Vaihe 1. Ymmärrä, miten riskienhallinta toimii

Riski on vaikutus (positiivinen tai negatiivinen), joka johtuu tapahtumasta tai tapahtumasarjasta, joka esiintyy yhdessä tai useammassa paikassa. Riski lasketaan sen todennäköisyyden mukaan, että tapahtumasta tulee ongelma, ja siitä aiheutuvasta vaikutuksesta (Risk = Contingency X Impact). Riskin analysoimiseksi on tunnistettava erilaisia tekijöitä, kuten:

• Tapahtuma: Mitä voisi tapahtua?

  

• Todennäköisyys: Kuinka todennäköistä on, että tapahtuma tapahtuu?

  

• Vaikutus: Kuinka vakava vaikutus on, jos se ilmenee?
• Lieventäminen: Kuinka (ja kuinka paljon) voit vähentää todennäköisyyttä.
• Varatilanne: Kuinka (ja kuinka paljon) voit vähentää vaikutuksia?
• Vähennys = lieventäminen X satunnaisuus
• Valotus = Riski - Vähennys
• Kun olet tunnistanut edellä mainitut muuttujat, tuloksena on Valotus. Tämä on riski, jota ei voida välttää. Valotusta voidaan kutsua myös uhaksi, vastuuksi tai vakavuudeksi, mutta ne kaikki viittaavat samaan asiaan. Valotusta käytetään määrittämään, onko suunniteltu toiminto suoritettava.
• Tämä on usein kustannus -hyöty -kaava. Näiden elementtien avulla voit määrittää, onko muutoksen toteuttamisen riski suurempi vai pienempi kuin riski, ettei muutosta toteuteta.
• Oletettu riski. Jos päätät jatkaa (joskus sinulla ei ole vaihtoehtoja, esimerkiksi viranomaismääräyksiä), altistumisestasi tulee oletettu riski. Joissakin ympäristöissä oletettu riski muunnetaan rupia -arvoiksi, joita käytetään lopullisen tuotteen kannattavuuden laskemiseen.

Vaihe 2. Määritä projekti

Tässä artikkelissa katsotaan, että olet vastuussa tietokonejärjestelmästä, joka tarjoaa tärkeitä (mutta ei kriittisiä) tietoja suurelle väestölle. Järjestelmän sisältävä päätietokone on vanha ja se on vaihdettava. Sinun tehtäväsi on laatia riskinhallintasuunnitelma tätä muutosta varten. Tämä suunnitelma näytetään yksinkertaistetussa mallissa, jossa riski ja vaikutus luokitellaan korkeaksi, keskisuureksi tai matalaksi (tämä menetelmä on hyvin yleinen projektinhallinnassa).

Vaihe 3. Pyydä palautetta muilta

Aivoriihi riskejä. Kerää muutama henkilö, jotka tuntevat projektin hyvin, ja pyydä palautetta siitä, mitä tapahtuu, miten estää se ja mitä on tehtävä, jos se tapahtuu. Tee paljon muistiinpanoja! Käytät tämän tärkeän istunnon tulosta useita kertoja seuraavien vaiheiden aikana. Ole avoin annetuille ajatuksille. "Out of the box" -ajattelu on hyvä, mutta pidä istuntosi hallinnassa, jotta se keskittyy kohteeseen.

Vaihe 4. Tunnista kunkin riskin seuraukset

Aivoriihi -istunnostasi on kerätty erilaisia tietoja siitä, mitä tapahtuu, jos riski toteutuu. Yhdistä jokainen riski istunnon aikana mainittuihin seurauksiin mahdollisimman tarkasti. "Hankkeen lykkääminen" olisi eriteltävä esim. "Hanke viivästyy 13 päivässä". Jos rupialla on arvo, yksinkertaisesti mainitseminen "Yli budjetti" olisi liian yleinen.

Vaihe 5. Poista epäolennaiset ongelmat

Jos esimerkiksi siirrät autokaupan tietokonejärjestelmää, ydinsota, rutto tai tappaja -asteroidit eivät häiritse projektiasi. et voi tehdä mitään suunnitellaksesi tai vähentääksesi vaikutusta. Muista kuitenkin, ettet sisällytä näitä tapahtumia riskisuunnitteluusi.

Vaihe 6. Listaa kaikki tunnistetut riskielementit

Sinun ei tarvitse järjestää niitä järjestyksessä. Rekisteröi ne vain yksi kerrallaan.

Vaihe 7. Sisällytä todennäköisyydet

Määritä kunkin luettelosi riskielementin osalta, onko todennäköisyys, että kyseiset riskit tosiasiallisesti esiintyvät, korkea, keskitaso vai tarpeeksi pieni? Jos sinun on käytettävä numeroita, todennäköisyys matalalle on 0,01-0, 33, keskitaso = 0,34-0, 66 ja korkea = 0,67-1,00.

• On huomattava, että jos todennäköisyys tapahtuman toteutumisesta on nolla, se tarkoittaa, että riskiä ei enää oteta huomioon. Ei ole mitään järkeä miettiä, mitä ei tapahdu (vihainen T-Rex syö tietokoneensa).

Vaihe 8. Määritä vaikutus

Yleisesti ottaen Impact on määritetty korkeiksi, keskisuuriksi tai alhaisiksi määriteltyjen ohjeiden perusteella. Jos joudut käyttämään numeroita, se tarkoittaa vaikutusasteikkoa 0,01-1,00, eli 0,01-0,33 = matala, 0,34-0,66 = keskikokoinen, 0,67-1,00 = korkea.

• Huomaa: jos tapahtuman vaikutus on nolla, riskiä ei tarvitse rekisteröidä. Ei ole mitään syytä harkita epäolennaisia asioita, olipa todennäköisyys mikä tahansa (koirani söi illallisen).

Vaihe 9. Määritä elementin riski

Tätä varten käytetään usein taulukoita. Jos käytät Korkea-, Keskitaso- ja Matala -arvoja, suosittelemme ylätaulukon käyttöä. Jos käytät numeerisia arvoja, sinun on harkittava hieman monimutkaisempaa pisteytysjärjestelmää, joka on samanlainen kuin toinen taulukko tässä. On tärkeää huomata, että ei ole yleistä kaavaa todennäköisyyden ja vaikutuksen yhdistämiseksi, ja kaava vaihtelee henkilön ja projektin mukaan. Tämän artikkelin kaavat ovat vain esimerkki (vaikka ne perustuvat tositarinaan):

• Ole joustava analysoinnissa.

  Joskus sinun on siirryttävä edestakaisin TT-menetelmän ja numeerisen menetelmän välillä. Voit käyttää alla olevan taulukon kaltaista taulukkoa.

Vaihe 10. Lajittele kaikki riskit

Luettele kaikki tunnistetut elementit korkeimmasta riskistä pienimpään.

Vaihe 11. Laske kokonaisriski

Tässä numerot auttavat sinua. taulukossa 6 sinulla on 7 riskiä, joiden arvot ovat T, T, S, S, S, R ja R. Nämä arvot voidaan muuttaa arvoihin 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 ja 0, 2, taulukosta 5. Keskimääräinen kokonaisriski on 0,5 tai kohtalainen.

Vaihe 12. Kehitä lieventämisstrategia

Lieventämisen tarkoituksena on vähentää riskin ilmenemisen todennäköisyyttä. Yleensä tämä on tehtävä vain High- ja Medium -elementteille. Voit pienentää Low -elementtiä, mutta asettaa muut ensin. Jos esimerkiksi riskitekijä voi viivästyttää kriittisten osien toimitusta, voit vähentää riskiä tilaamalla ne hankkeen alkuvaiheessa.

Vaihe 13. Laadi varmuuskopiosuunnitelma

Varaukset on yleensä suunniteltu vähentämään vaikutuksia, jos riski ei käy ilmi. Jälleen yleensä kehität vain satunnaisia tilanteita vain korkeille ja keskisuurille elementeille. Jos esimerkiksi tarvitsemasi tärkeä osa ei saapu ajoissa, saatat joutua käyttämään vanhoja osia, jotka ovat saatavilla odottaessasi uusia osia.

Vaihe 14. Strategian tehokkuuden analyysi

Kuinka paljon todennäköisyys ja vaikutus pienenevät? Arvioi varautumis- ja lieventämisstrategiasi ja määritä tehokas arviointi uudelleen riskeillesi.

Vaihe 15. Laske tehokas riskisi

Nyt seitsemän riskiäsi ovat S, S, S, R, R, R ja R, mikä tarkoittaa 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 ja 0, 2. Näin saat keskimääräisen riskin 0,329. Katso taulukko 5 ja havaitsemme, että kokonaisriski on luokiteltu pieneksi. Aluksi riskisi on kohtalainen (0, 5). Hallintastrategian toteuttamisen jälkeen altistumisesi on alhainen (0,329). Tämä tarkoittaa, että saavutat 34,2% riskin vähentämisen lieventämisen ja varautumisen avulla. Turvallinen!

Vaihe 16. Seuraa riskiäsi

Kun tiedät riskin suuruuden, sinun on päätettävä, miten tiedät, onko riski todellinen, jotta tiedät milloin ja milloin sinun on luotava varmuuskopiosuunnitelma. Tämä tehdään tunnistamalla riskimerkit. Tee se suurella ja keskisuurella alkuaineella. Sitten voit projektin edetessä määrittää, onko riskielementistä tullut ongelma. Jos et tunne merkkejä, riski on suuri, jos kukaan ei huomaa ja vaikuta hankkeeseen, vaikka sinulla olisi hyvä varmuuskopiosuunnitelma.

Vinkkejä

• Tilanteissa, joissa projektipäälliköllä on liikaa riskienhallintatoimintoja, analyysi voidaan rajoittaa projektin kriittiseen polkuun. Tällaisissa tapauksissa on suositeltavaa laskea useita kriittisiä polkuja, joilla on ehkä lisäviive, jotta voidaan tunnistaa ennakoivammin kriittisellä polulla olevat tehtävät. Tämä on erityisen tarkoituksenmukaista, kun yksi projektipäällikkö ohjaa useita projekteja, mutta ei varjoa muita suunnittelu- ja ohjaustoimintoja (katso Varoitus).
• Vähennys = Riski - Altistuminen. Tässä esimerkissä (ja olettaen 1000000 dollarin projektin) riskisi on 0,5 X 1000000 dollaria (500000000 IDR) ja altistuksesi on 0,329 x 1 000 000 000 IDR (329 000 000 IDR), mikä tarkoittaa, että vähennysarvo = 171 000 000 IDR. käyttää sitä osoittamalla kohtuullisten kustannusten määrä riskien hallintaan, minkä pitäisi olla osa tarkistettua hanke -arviota (kuten vakuutus).
• Suunnittele muutoksia. Riskienhallinta on epävarma prosessi, koska riski muuttuu aina. Nykyään voit määrittää useita riskejä, joilla on suuri todennäköisyys ja vaikutus. Seuraavana päivänä todennäköisyys tai vaikutus voi muuttua. Lisäksi jotkin riskit voivat kadota kokonaan, kun taas toiset ilmaantuvat.
• Valotuksen avulla voit määrittää projektin elinkelpoisuuden. Jos arvioitu kokonaisprojekti on 1000000 dollaria ja altistumisesi on 0,329, pääsääntö on, että projekti voi ylittää arvion 329 000 dollarilla. Voitteko varata ylimääräistä rahaa, joka tapauksessa? Muussa tapauksessa voit harkita projektisi laajuutta uudelleen.
• Käytä työpapereita seurataksesi riskisuunnittelua jatkuvasti. Riskit muuttuvat aina, vanhat riskit voivat kadota ja uudet riskit tulevat huomion kohteeksi.
• Varhaisvaroitussignaalit ovat osa hyvää varmuuskopiointia. jos testitulokset osoittavat, että varmuuskopiointisuunnitelma on tarpeen, muista nopeuttaa testituloksia. Jos varoitussignaalia ei ole, kokeile luoda oma.
• Tee aina tutkimus. Mitä kaipaat? Mitä voi tapahtua, mitä et ole harkinnut? Tämä on yksi vaikeimmista ja tärkeimmistä tehtävistä. Tee lista ja tarkista toistuvasti.
• Jos olet projektipäällikkö, jolla on vain vähän kokemusta, tai pieni projekti, harkitse ajan säästämistä ohittamalla vaiheet, jotka eivät toimi tai joilla on vain vähän vaikutusta projektiin, ohita muodollinen todennäköisyys- ja vaikutusarviointi, tee”henkinen laskelma” ja hyppää katsoa projektia. Jos esimerkiksi joudut suorittamaan sähköpiirin huoltotoimenpiteet ja tämä toiminto "sammuttaa" palvelimen, riski siirtää palvelin uuteen piiriin on suurempi kuin odottaa, että huolto on suoritettu ja aktivoida palvelin uudelleen. Molemmissa tapauksissa palvelin sammuu, mutta voit määrittää, mikä toimenpide on vähemmän riskialttiita projektille.

Varoitus

• Älä anna politiikan puuttua tuomioihisi. tämä tapahtuu usein. Ihmiset eivät halua uskoa, että se, mitä he hallitsevat, voi olla ongelmallista ja kiistää riskitasosi. Ehkä riski ei välttämättä tapahdu, mutta on mahdollista, että henkilö seuraa omaa egoaan.
• Älä ohita vähäriskisiä elementtejä, mutta älä myöskään tuhlaa niihin aikaa. Korkeat, keskisuuret ja matalat toimenpiteet osoittavat, kuinka paljon työtä kunkin riskin seurantaan käytetään.
• Mieti, mitä voi tapahtua, jos kaksi tai kolme ongelmaa ilmenee yhdessä. Todennäköisyys on hyvin pieni, mutta vaikutus on valtava. Lähes kaikkiin suuriin katastrofeihin liittyy erilaisia virheitä.
• Älä monimutkaista hanketta. Riskienhallinta on tärkeä osa projektia. Älä kuitenkaan anna projektisi todellista työtä haittaa. Jos et ole varovainen, saatat päätyä jahtaamaan epäolennaisia riskejä ja ylikuormittaa suunnitelmasi hyödyttömillä tiedoilla.
• Älä oleta, että kaikki riskit on tunnistettu. Riskin luonne on arvaamaton.